TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Lo scopo

Lo scopo

Se nell’articolo precedente abbiamo parlato dell’importanza della gestione del tempo all’interno di un progetto eCommerce, oggi parleremo della gestione dello scopo, ossia i requisiti necessari e le attività richieste per soddisfare l’obiettivo del progetto e perché lo stesso raggiunga il così tanto sperato successo.

Riguardo la seconda restrizione del nostro triple constraint process, non vi è molto da scrivere se non che, l’importanza dello scopo in termini di performance e restrizioni dev’essere ben identificata e analizzata durante la fase di pianificazione e successiva esecuzione per ogni singola lavorazione da attuare (task), inserita nel Gantt di progetto.

Non analizzare correttamente la variabile dello scopo associata ad ogni singola lavorazione, renderà molto improbabile che il progetto su cui stiamo lavorando attivamente sia perfettamente in linea con il tempo previsto per il breack even o per la conclusione del task e in linea con il budget individuato e disponibile per l’intero progetto per la singola lavorazione. Inoltre fissare le restrizioni in ordine di tempo per ogni singola attività, supporta pienamente il controllo da parte del leader di progetto.

L’importanza dell’identificazione dello scopo e delle relative restrizioni di ogni singola attività, indurrà inoltre alla generazione di due benefici ben distinti, il primo riguarda l’identificazione di un obiettivo comune associato ad ogni singolo task e verso tutti i partecipanti al progetto, il secondo invece facilita e supporta il lavoro degli stakeholder incaricati alla gestione dello stesso.

Uno dei parametri importanti nella gestione dello scopo delle singole attività è quella di identificare il grado di priorità delle stesse per poi pianificarle e associarle in modo efficace alle risorse individuate e incaricate allo sviluppo del progetto. L’obiettivo è sostanzialmente quello di creare ordine all’intero progetto e nella forma mentis delle risorse coinvolte, il tutto indispensabile per sviluppare il tuo progetto senza interruzioni.

Un altro aspetto di fondamentale importanza nella gestione dello scopo è la capacità di gestire il cambiamento del progetto durante la variazione dello stesso, dovuto all’entrata naturale delle nuove lavorazioni che il progetto richiede durante la sua esecuzione. Quest’ultimo aspetto è molto importante da tenere monitorato, poiché la quantità di tempo che ogni task richiederà sarà strettamente correlato alla qualità del prodotto finale.

Il monitoraggio dello scopo è quindi di vitale importanza nella gestione del tuo progetto eCommerce, un monitoraggio errato porterà sicuramente un impatto negativo su tutto lo sviluppo.

In ultimo è importante ricordare che le tre variabili, tempo, scopo e costo sono interdipendenti tra loro, ovvero al cambiamento di una variabile ne saranno influite anche tutte le altre. In questo caso una modifica alla variabile scopo, porterà inevitabilmente anche delle variazioni alle variabili tempo e costo.

Se per esempio attuiamo un cambio allo scopo che porta ad una complessità maggiore la lavorazione del task, la stessa variazione porterà inevitabilmente un aumento del tempo e dei costi di progetto. Viceversa andando a diminuire la complessità dello scopo associato alla lavorazione, potrebbero diminuire di conseguenza anche le altre due variabili, tempo e costo.

In sintesi posso affermare con certezza che la definizione o l’eventuale modifica dello scopo è un’attività da analizzare molto approfonditamente sia in fase di pianificazione che durante la successiva esecuzione.

Tenete anche in considerazione che ad ogni ogni variazione dello scopo, come detto sopra, potrebbero sorgere delle complicazioni, che richiederanno nuove analisi di fattibilità della singola lavorazione e analisi sui rischi che questa variazione potrebbe apportare (Risk management).

Ne parleremo più avanti della risk management, per ora ci interessa capire che un rischio non identificato e collegato alla variazione dello scopo, potrebbe influire su tutta la pianificazione del tuo progetto eCommerce, creando notevoli danni dovuti dall’aumento del tempo e dei costi.

Nel prossimo articolo parleremo dell’ultima variabile del triple constraint process: il costo.

Stay tuned;-)

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