TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Lo scopo

Triple Constraints Process: lo Scopo

Se nell’articolo precedente abbiamo parlato dell’importanza della gestione del tempo all’interno di un progetto eCommerce, oggi parleremo della seconda variabile del Triple Constraints Process: lo Scopo. Ossia la rappresentazione di quanto deve essere fatto per conseguire i risultati attesi dal progetto, sia a livello qualitativo che di performance, in poche parole l’aver ben chiaro dove si vuole arrivare con la messa a terra delle attività, degli obiettivi, delle criticità e delle deliverable che realizzeranno la tua idea e verranno rilasciati durante il ciclo di vita di tutto il progetto.

D’altronde sappiamo benissimo che non è sufficiente un’idea, seppur geniale, per realizzarci sopra un progetto.

La definizione dello Scopo avviene solitamente coinvolgendo gli stakeholder facenti parte del progetto, i meeting serviranno a raccogliere le aspettative di ognuno in merito alle attività che dovranno rilasciare per giungere al suo fine reale. Realizzare delle roadmap di lavoro con l’obiettivo di predisporre un documento (Scope Statement), che dettaglierà tutte le fasi di sviluppo del progetto eCommerce e delle sue caratteristiche (Obiettivi e finalità aziendali, Milestone, criticità etc.).

Questa sorta di relazione/documento, migliorerà anche le capacità del Project Manager stesso, in quanto avendo una panoramica a più ampio spettro su tutto il ciclo di vita del progetto, potrà focalizzarsi al meglio e con un approccio più mirato.

Il documento a seguito dell’approvazione da parte dei vertici aziendali o dei finanziatori (Sponsor), verrà poi utilizzato come base per la successiva fase di pianificazione del lavoro (task, deadline, risorse, budget).

Ci teniamo a ricordare che rimane un fattore importante mantenere un occhio vigile anche sui vincoli Tempo e Costi: al variare di un vincolo, anche gli altri due ne verranno coinvolti.

Se ad esempio attuiamo un cambio allo scopo del progetto che porta ad una complessità maggiore dei task, la stessa variazione porterà inevitabilmente ad un aumento del tempo e dei costi.

Viceversa, andando a diminuire la complessità dello scopo associato alle lavorazioni, potenzialmente subiranno conseguenze anche le altre due variabili (tempo e costo).

Ecco due pratici esempi di come la variabile Scopo può essere soggetta a cambiamenti al variare del Tempo o del Costo:

ESEMPIO 1:

Se nascesse la necessità di anticipare la deadline di Golive del tuo nuovo eCommerce, molto probabilmente dovresti implementare meno attività, riducendo il progetto e interferendo sulla qualità, ricavandone alla fine un prodotto qualitativamente inferiore del previsto (vedere esempio sotto).

Esempio Gantt Chart cambio scopo progetto ecommerce

ESEMPIO 2:

Se il budget di progetto viene ridotto durante la sua pianificazione/operatività, non potrai attuare tutte le attività previste nel business plan e di conseguenza dovrai rivedere gli obiettivi e anche in questo caso la qualità finale del progetto potenzialmente ne potrebbe risentire.

Non definire correttamente lo Scopo del progetto e le attività che lo compongono, renderà improbabile al progetto su cui stiamo lavorando di rimanere in linea con gli obiettivi di business prefissati.

L’importanza dell’identificazione dello scopo, dei vincoli e delle restrizioni di ogni singola attività, indurrà inoltre alla generazione di benefici differenti che gioveranno a tutto il Team di progetto:

1° L’identificazione di un obiettivo ben definito, mostrerà a tutti gli stakeholder ciò che il progetto produrrà evidenziando tutte le attività di cui sarà composto, per il raggiungimento del risultato finale.

2° Fornirà la base della pianificazione, precisando come le attività verranno svolte.

3° Allineerà e focalizzerà il Team su obiettivi comuni.

Per concludere ti segnaliamo altri due aspetti da tenere in considerazione nell’identificazione dello Scopo.

Il primo consiste nell’identificare il grado di priorità delle singole attività e successivamente associarle in modo efficace alle risorse incaricate.

L’obiettivo è sostanzialmente quello di creare ordine all’intero progetto e nella forma mentis delle risorse coinvolte, il tutto indispensabile per sviluppare il tuo progetto senza interruzioni.

Il secondo aspetto, di fondamentale importanza nella definizione dello Scopo, è la capacità di gestire il cambiamento del progetto in corsa per una variazione delle attività che lo compongono, dovuto all’entrata/uscita naturale delle nuove lavorazioni che il progetto richiede durante la sua esecuzione.

Quest’ultimo aspetto è molto importante e nella sua gestione richiede anche un mindset specifico e di flessibilità mentale, poiché la quantità di tempo che ogni task richiederà, sarà strettamente correlato alla qualità del prodotto finale e potrebbe comportare la ritaratura del progetto o parte di esso.

Nel triplo vincolo del Triple Constraint Process, la definizione dello scopo è quindi di vitale importanza nel tracciare una strada per definire al meglio dove si vuole arrivare con la tua idea imprenditoriale, una definizione errata delle attività al contrario indurrà sicuramente ad un impatto negativo su tutto lo sviluppo. Nel prossimo articolo parleremo dell’ultima variabile del Triple Contraint Process: il costo.

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3 commenti su “TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Lo scopo

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