TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Il tempo

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Quante variabili deve gestire un progetto eCommerce? Molte sono le attività da prendere in considerazione durante la fase di progettazione e molte sono le complessità da affrontare. Al pari di qualsiasi altra attività che si presenta nella nostra quotidianità, anche i progetti eCommerce vengono realizzati e rilasciati in un contesto sottoposto a vincoli.

Questi vincoli vengono rappresentati attraverso un’immagine che ne definisce meglio il concetto: il triangolo. Nelle fasi di progettazione di un eCommerce, ogni lato rappresenta un vincolo che non può variare senza impattare obbligatoriamente anche sugli altri (ovvero ogni parametro è collegato e lavora in funzione degli altri due), il variare di uno comporta la variazione degli altri, causando criticità o ottimizzazioni al progetto in corso.

Triple_Constraint_ProcessPER COMPRENDERE MEGLIO:

  • Al variare dello scopo del progetto eCommerce, tipicamente significa aumentare o diminuire i tempi e i costi del progetto stesso.
  • Al variare dei tempi, solitamente significa aumentare o diminuire costi e risorse allocate.
  • Al variare del costo, tipicamente comporta tempi maggiori o minori con variazione anche dello scopo di progetto.

In questo primo articolo con focus dedicato al Triple Constraints Process, ci concentreremo sulla variabile Tempo e come il corretto monitoraggio delle attività (task), può decretare il successo o il fallimento del progetto.

Nel corso di questi articoli dedicati al TCP (Triple Constraints Process), ti farò comprendere quanto questi tre vincoli siano strettamente correlati tra loro, ma in questo specifico contenuto, analizzeremo velocemente come le dipendenze tra i task interni ed esterni all’organizzazione (assegnati a stakeholder non facenti parte del team interno aziendale), possono impattare sulla durata del progetto e come in questo specifico caso prevenire anche elevati rischi che ricadrebbero inevitabilmente sulle performance aziendali.

IL TEMPO:

Il tempo o anche deadline, deve essere identificato non solo per la durata totale di un progetto, ma deve essere definito anche per ogni singolo task di lavorazione che compone il progetto stesso. 

Sappiamo benissimo l’importanza del tempo e di quanto sia determinante per il successo o il fallimento del progetto eCommerce e monitorare con la stessa logica ogni singola attività che lo compone, ti permetterà di avere il controllo totale ed intervenire tempestivamente per correggere il tiro, ridefinire le deadline e valutare correttamente l’impatto sulle altre due variabili (costo e scopo).

Io e il mio Team abbiamo seguito molti eCommerce in fase di start-up e molti altri anche in piena operatività e ti possiamo garantire che il parametro Tempo ci ha sempre permesso di contenere all’interno di un arco temporale le lavorazioni da portare a termine con assoluta precisione e qualità. Tralasciare questo fattore nel tuo progetto eCommerce può essere a volte fatale.

Per citare un caso pratico di un nostro cliente e per farti comprendere quanto il fattore tempo se ben definito e correttamente monitorato sia fondamentale e a volte di vitale importanza per il progetto, di seguito una situazione comune che potrebbe essere un domani anche la tua.

Il cliente in questione lavora online da circa due anni, opera nel mercato B2B e presenta condizioni particolari dovute alle complessità dei prodotti commercializzati.

L’anno scorso è stato per l’azienda l’anno del cambiamento, l’imprenditore voleva crescere, portare a casa più profitti, impiegare più risorse al progetto e adottare una tecnologia più adatta in ottica di scalabilità.

Il cambiamento in questione, come spesso accade in questi casi, necessitava l’adozione di una nuova tecnologia web, più performante e in grado di gestire l’ampio e complesso catalogo e le offerte commerciali proposte dall’azienda. In questo specifico caso la tecnologia scelta ricadde su Magento.

L’operazione non era di certo semplice, si passava da un Open Cart ad un Magento, molti programmatori si licenzierebbero davanti a tale complessità. L’azienda lavorava discretamente online per essere al secondo anno, lo storico ordini era voluminoso e il catalogo prodotti da importare di una complessità molto elevata, per non parlare del processo logistico che gestiva spedizioni complesse dovute al peso/volume dei prodotti anche verso i mercati esteri.

Durante la fase di individuazione dei rischi (Risk Management, ne parleremo in un altro articolo), il e il mio Team abbiamo prestato molto attenzione al processo di migrazione da un CMS ad un altro, che se gestito male, avrebbe decretato la perdita di traffico organico al sito (100% unica fonte di traffico).

Al tempo il cliente non faceva attività di marketing a pagamento e tutte le visite che generava arrivavano solo dall’organico e di conseguenza le vendite.

Il fatturato generato dall’online quando sorse la necessità di cambio tecnologia, si aggirava sulle 200.000 euro annue, stiamo parlando di una PMI a conduzione familiare, dove presentava già solide fondamenta nel retail ma nell’online era a soli due anni dalla start-up e senza le dovute attività di marketing strategico, tutto quello di guadagnato era conseguenza dei soli contenuti posizionati, frutto delle elevatissime schede prodotto associate all’ampissimo catalogo commercializzato.

Per me e il mio Team era comunque una situazione molto delicata ed ereditata da un’altra web agency (High Risk).

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Era necessaria una migrazione lato SEO, che se pur fatta in modo certosino dagli sviluppatori del mio Team, avrebbe comunque fatto perdere al portale circa un 30/40% di traffico momentaneo (calo fisiologico normale), per poi riprendersi nel giro di breve tempo (3/4 mesi) e stabilizzarsi sulle visite precedenti per poi procedere verso l’aumento del traffico e il miglioramento del posizionamento in SERP (Search Engine Results Page), dovuto all’ottimizzazione delle URL.

Come avrete ben capito il 100% del traffico e delle conseguenti vendite arrivava solo lato SEO, di conseguenza una mossa falsa in fase di migrazione avrebbe ucciso l’azienda senza sconti.

Questo obiettivo dalle grandi aspettative inglobava una vasta serie di attività, tra cui la tanto temuta e delicatissima migrazione SEO.

Eravamo più che certi che l’operazione sarebbe andata a buon fine, era un lavoro che avevamo già fatto più volte e così è stato, ma il fattore rischio era comunque molto elevato e il tempo diventava così una variabile di fondamentale importanza e vi spiegherò subito il perché.

La delicata attività di migrazione portò me e il mio team a prendere decisioni strategiche in accordo con il cliente per attutire il colpo nel caso l’operazione non fosse andata a buon fine e comunque per tamponare l’inevitabile calo di fatturato dovuto da un’operazione di questa portata.

La strategia identificata fu questa:

In fase di migrazione avremmo avuto un calo di traffico normale dovuto al cambio degli indirizzi di ricerca (URL), questo down temporaneo doveva essere attutito da vendite generate tramite i canali a pagamento.

Avevamo previsto che il calo di traffico dovuto all’operazione, sarebbe durato più o meno 4 mesi per poi riprendere e stabilizzarsi sino ad aumentare. In questi 4 mesi la Paid ADV doveva supportarci e tamponare la perdita di fatturato generato dal traffico organico.

Per fare questo capirai quanto sia fondamentale delineare correttamente le tempistiche reali per chiudere in tempo tutte le attività sotto elencate, così che le stesse siano pronte per generare traffico nel momento di maggior bisogno. Stiamo appunto parlando di tempismo, l’azienda aveva comunque dei costi fissi da sostenere.

Di seguito un esempio delle lavorazioni associate alla fase di start-up per l’attivazione del canale a pagamento di Google Ads.

Google_Adv_Task

Obiettivo: attivazione della rete di canali Google Ads a supporto per la perdita di fatturato generata dalla migrazione SEO. Ogni attività sopra visualizzata comporta un tempo di realizzazione ben definito e alcune di esse non possono attivarsi se l’attività precedente non viene completata (start no earlier than).

Assegnare sempre una data di scadenza al progetto e ai singoli task, mette in evidenza l’urgenza e ci mostra le tempistiche entro la quale il progetto e i suoi singoli task di sviluppo devono essere completati.

Le tempistiche se non rispettate spesso generano gravi conseguenze.

Prova a pensare se nell’operazione strategica sopra citata anche solo un membro partecipante non avesse rispettato la deadline o non gli fosse stata assegnata una scadenza, l’operazione sarebbe stata una vera e propria tragedia e la mancata consegna di anche solo un’attività avrebbe messo potenzialmente a rischio e in difficoltà tutto il sistema, bloccando il flusso ed intaccando le altre due variabili del TCP.

Le dipendenze tra i task sono fondamentali e di vitale importanza per il progetto, ma anche il tempo nella quale realizzare lo stesso è un elemento determinante per il suo successo o meno.

Durante la pianificazione del tuo progetto eCommerce, il tempo non è un fattore da sottovalutare e va ben definito.

Prima di iniziare individua correttamente in quanto il tuo progetto dovrà essere realizzato, in seguito in fase di progettazione entra più nel dettaglio di ogni singolo task e subtask e identifica per ognuno di essi il tempo necessario per la sua realizzazione e completamento. Lo so, questa è un’operazione che richiede competenze specifiche, non è facile calcolare i tempi di un’attività se non si hanno conoscenze in quella stessa attività, ma per questo viene appunto in aiuto il Project manager specializzato in eCommerce ed allocato sul progetto

Potrebbe risultare molto difficile, senza conoscenze reali testate sul campo, definire anche le tempistiche che coinvolgono le lavorazioni assegnate alle risorse esterne, in questi casi la variabile Tempo coinvolge più persone e non direttamente sotto il tuo controllo, quindi molto ma molto più difficile da stimare, solitamente noi applichiamo un sovra effort ponderato sull’esperienza per non rischiare di bucare le deadline, che come abbiamo visto e vedremo più avanti, intaccano anche i costi previsti a budget e molte volte anche lo scopo del progetto.

Un’altra variabile che vi consigliamo di tenere in considerazione e che può impattare sul tempo stimato del progetto o delle singole attività è il carico delle risorse allocate (workload). Quest’ultimo parametro nella maggior parte dei casi con cui ci siamo trovati a collaborare in fase di ri-taratura del progetto, è quasi sempre stimata diversa dalla tempistica reale ed effettiva. L’argomento del carico delle risorse verrà discusso in un altro articolo.

Definire le tempistiche corrette ti permetterà di avere ben in vista le deadline e il giorno in cui il tuo progetto o parti di esso dovranno essere completate. Una visione totale sul progetto, una panoramica che ti permetterà di capire quando tutto procede secondo i termini stabiliti o si sta procedendo fuori strada.

E ricordati di applicare la logica di definizione del Tempo ad ogni singolo task e subtask, le dipendenze tra un task e l’altro se non rispettate comportano delle conseguenze a tutta la filiera, creando percorsi critici e colli di bottiglia a tutte le attività collegate.

Prova solo a pensare se dovessi sforare di un mese su un singolo task o un anno sulla deadline dell’intero progetto, i costi lieviterebbero e lo scopo potrebbe non essere più in linea con la strategia aziendale, decretando il fallimento del progetto stesso.

Ti possiamo garantire quindi che la valutazione e la stima dei tempi, se non correttamente affrontata sarà un sicuro problema futuro sullo sviluppo e sul raggiungimento degli obiettivi di business e un eventuale Project Manager allocato su un progetto già in corsa e mal tarato, sarà costretto a rivedere l’errata pianificazione precedente, comportando inevitabilmente un aumento dei costi di progetto dovuto alla fase di ri-taratura che il PM si troverà ad affrontare per rimettere in linea il tutto.

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