TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Il costo

Budget eCommerce

Siamo arrivati al terzo appuntamento con l’ultimo elemento del nostro Triple Constraints process: il Costo, vale a dire l’impegno finanziario che il progetto eCommerce richiede nella sua totalità (se non hai letto gli altri due articoli ecco i link: TPC Il Tempo e TPC Lo Scopo).

Il costo è un elemento di primaria importanza e va sempre definito prima di partire con il proprio progetto eCommerce.

I costi necessari per dar vita al progetto, sostanzialmente sono questi:

   – Costi delle risorse

   – Costi di marketing

   – Costi dei software e dei servizi acquistati esternamente

   – Costi da allocare alla mitigazione dei principali rischi di progetto

   – Costi di controllo e gestione del progetto

La fase di definizione del costo (Triple Constraints Process) è molto importante e permette di verificare sin da subito se abbiamo la potenza di fuoco finanziaria per strutturare e dar vita al nostro progetto.

Nella nostra quotidianità, capita di frequente dopo la fase di pianificazione, che l’imprenditore o l’azienda si accorga di non poter sostenere il modello di business con il budget a disposizione, ed è proprio in questa fase che molti progetti vengono abbandonati ancor prima di partire e sotto certi aspetti è anche meglio che succeda proprio in questo momento durante la prima fase di pianificazione che in corso e dopo aver già affrontato ingenti investimenti.

Procedere senza aver definito bene il costo di un progetto eCommerce, potrebbe essere un vero e proprio bagno di sangue per poi ritrovarsi con un pugno di mosche in mano.

Solitamente, il budget viene suddiviso 80% – 20%, dove l’80% copre i costi consulenziali, di gestione del progetto, delle risorse e del marketing, il 20% invece si spalma nella tecnologia e nei software in supporto alla scalabilità e alla strategia di marketing da attuare.

Ricorda sempre che i dati parlano chiaro e gli stessi dati indicano che il 90% degli eCommerce chiude dopo il primo anno di attività. Facilmente intuibile quindi, quanto il fattore costo sia un elemento fondamentale per la definizione del progetto e che se non identificato con estrema precisione, potenzialmente potrebbe inglobarti senza pietà in quella percentuale.

I costi all’interno di un progetto eCommerce, come accennato sopra, sono essere generati da più fattori: tecnologia e software, attività di marketing strategiche e operative, risorse interne ed esterne da allocare, accantonamento per mitigare i rischi di progetto.

In relazione al fattore costo, ecco alcuni consigli che possiamo darti per identificarlo al meglio nella tua fase di start-up o di ottimizzazione.

Il primo consiglio è quello di definire con estrema precisione i costi per ogni singola attività individuata (questo solitamente avviene durante la realizzazione del Budget del Business Plan), i costi verrano poi monitorati con cadenza pre-definita con il Budget di progetto (previsionale vs attuale), che tiene monitorati gli scostamenti e permette di tenere allineato il progetto con gli obiettivi di spesa definiti in precedenza.

In questa fase, soprattutto se operi da solo nell’individuazione dei costi, potrebbe risultare difficile il loro reperimento, sul web si possono trovare moltissime fonti per poter estrapolare dati storici, medie di mercato sui costi di marketing, case study e ovviamente i preventivi dei fornitori che richiederai.

Mi raccomando però, questa è un’operazione di vitale importanza sia per te che per il tuo progetto eCommerce, quindi i dati reperiti sul web hanno sempre bisogno di una convalida da parte di un consulente esperto che approvi la stima d’investimento prevista.

Il secondo consiglio che vogliamo darti è quello di non limitarsi a definire il costo esclusivamente nel totale delle macro-attività identificate, ma di spacchettarli per ogni singola micro attività che compone i task principali del progetto. Questo solitamente avviene all’interno di tool specifici di Project Management e permette di tenere ancor più allineati i costi delle singole attività.

Per farti capire meglio come è possibile operare, ecco un esempio pratico di gestione task su un nostro cliente che opera nel settore food.

Questa prima immagine mostra un’ingrandimento sulla definizione dei costi inseriti a Budget previsionale per lo sviluppo di un progetto eCommerce nella sua totalità, dalla tecnologia al marketing. Nello specifico la voce “Ampliamento catalogo”, può essere ulteriormente spacchettata per monitorare al meglio i costi delle varie fasi che lo compongono.

Bilancio Preventivo Triple Constraints Process il Costo

L’immagine sotto mostra una fotografia di come la voce identificata nel Budget “Ampliamento catalogo” viene ulteriormente spacchettata all’interno di un tool di Project Management per spingersi ad un livello di monitoraggio più profondo e che perfeziona ancor di più il controllo sull’andamento finanziario del progetto eCommerce.

TCP il Costo Budget eCommerce

Puoi notare dall’immagine sopra, la classica rappresentazione dei costi all’interno di un tool utilizzato dal Project Manager per il monitoraggio del progetto “Ampliamento catalogo”, contiene a sua volta una serie di micro attività che quando completate raggiungono l’obiettivo della lavorazione e chiudono il task di progetto.

Operando nel dettaglio in fase di progettazione quindi, si potrà assegnare il costo effettivo non solo al macro task come voce di bilancio “Ampliamento catalogo”, ma a tutte le sotto attività che compongono lo stesso task. 

Ogni operazione ha un costo ed il suo totale sarà l’impegno finanziario identificato in fase di pianificazione nel Business Plan, quindi tenerlo monitorato con un metodo spacchettato come questo ti permetterà di avere ancor più controllo sul tuo business e sulle operazioni che lo compongono e di ottimizzare di conseguenza.

Come già ampiamente accennato negli articoli precedenti, l’aumento del costo o la sua diminuzione influisce nettamente anche sugli altri due elementi, Scopo e Tempo (Triple Constraints Process), capisci quindi come l’importanza di gestirli ad un livello più approfondito, ti permette di capire quale micro attività ha comportato un aumento o una diminuzione del costo e di conseguenza la successiva variazione del Tempo e dello Scopo.

Ci vengono in aiuto a tutto questo diversi software di Project Management e molti di essi ma non tutti, ci permettono di scendere in profondità anche per quanto riguarda tutta la parte finanziaria, fondamentale quando si lavora con livelli di complessità molto elevati come quelli dell’avvio di uno store online o per la sua ottimizzazione e scalabilità.

Celoxis che riteniamo sia uno dei software migliori per la gestione dei progetti complessi che lavora con una logica waterfall (a cascata), include questa feature e ti permette quindi di tenere monitorato il costo di ogni singola lavorazione allocata sul progetto eCommerce, offrendo un livello di monitoraggio totale e difficile da trovare in altri tool di Project Management o dei software spesso utilizzati in sostituzione a quelli specifici di gestione di progetto, ovvero i tool di Team collaboration che non includono questa caratteristica.

Una pianificazione così approfondita richiederà sicuramente molto tempo prima di essere completata.

Individuare correttamente, Tempo, Scopo e Costi (Triple Constraints Process) e in quale priorità per il tuo business non è un’operazione banale e di breve durata.

Ma ricorda…

Più tempo impiegherai per analizzare il costo e gli altri due vincoli del Triple Constraints Process (Tempo e Scopo) in fase di pianificazione, più le fondamenta del tuo progetto eCommerce saranno salde e ti permetteranno di camminare su una strada molto più sicura e con meno insidie possibili dovute all’improvvisazione… che in questo settore ne fa quasi da padrona.

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5 commenti su “TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Il costo

  1. Grazie Fabio, un articolo interessante che spesso affronto anche con i miei clienti. Difficile far capire certi argomenti, se le persone che vogliono aprire un ecommerce non hanno competenze specifiche. Quanti negozianti aprono un ecommerce e non hanno mai fatto un business plan? Migliaia. Speriamo che si capisca che vendere online è un argomento complesso, specialmente ora in cui la concorrenza è molta e se non si hanno le idee chiare si fa un bel buco nell’acqua.

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