TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Il costo

Budget eCommerce

Siamo arrivati al terzo appuntamento con l’ultimo elemento del nostro Triple Constraint process: il costo, vale a dire l’impegno finanziario che il progetto ci richiede nella sua totalità.

(se non hai letto gli altri due articoli clicca qui:

http://ecommerceproject.it/triple-constraints-process-il-tempo

http://ecommerceproject.it/triple-constraints-process-lo-scopo

Il costo è un elemento di primaria importanza e va definito prima di partire con il proprio progetto eCommerce. Continua a leggere per scoprire qualche dritta che posso regalarti per identificarlo al meglio.

Caro imprenditore, qui molte volte, anzi la maggior parte delle volte i progetti vengono abbandonati ancor prima di partire e sotto certi aspetti è anche meglio che succeda proprio in questo momento e durante la prima fase di pianificazione.

Procedere senza aver definito bene il costo di un progetto eCommerce, potrebbe essere un vero e proprio bagno di sangue.

Ti ricordo che il 90% degli eCommerce chiude dopo il primo anno di attività e il fattore costo è un elemento che se non identificato con estrema precisione ti ingloba senza pietà in quella percentuale.

I costi all’interno di un progetto eCommerce possono essere generati da più fattori, come ad esempio l’attivazione di software, la tecnologia utilizzata, le attività di marketing da attivare, le risorse umane da allocare e la loro formazione, sino ai materiali necessari all’azienda per operare.

In relazione al fattore costo, ecco alcuni consigli che posso darti per identificarlo al meglio nella tua fase di start-up.

Il primo consiglio appunto è quello di definire con estrema precisione i costi per ogni singola attività individuata “si spera attraverso la realizzazione di un Business Plan”, e allocarli nel tuo bilancio previsionale di progetto che andrà in seguito monitorato con cadenza mensile.

In questa fase, soprattutto se operi da solo nell’individuazione dei costi, potrebbe risultare difficile il loro reperimento, non farti prendere dal panico in quanto sul web si possono trovare moltissime fonti tra cui dati storici, medie di mercato sui costi di marketing, case study e ovviamente i preventivi dei fornitori che richiederai.

Mi raccomando però, questa è un’operazione di vitale importanza sia per te che per il tuo progetto eCommerce, quindi i dati reperiti sul web a mio parere hanno sempre bisogno di una convalida da parte di un esperto e che non sia il commercialista di turno, lui questi dati non li conosce.

Se ben individuati, sono una delle garanzie primarie che può salvarti, in alternativa taglia la testa al toro e affidati ad un consulente eCommerce Senior, che grazie alla gestione dei suoi progetti passati e presenti sarà in grado di definire i costi alla perfezione, in quanto non si basa su stime ma su numeri reali e molto probabilmente tra i suoi lavori farà dei benchamrk con clienti di appartenenza al tuo settore.

Ahhhh dimenticavo, chiedi sempre il portfolio dei progetti gestiti.

Il secondo consiglio che posso darti è quello di non limitarsi a definire il costo solo nel totale delle macro-attività o dei costi fissi e variabili aziendali, ma di spacchettarli per ogni singola micro attività che compone i task principali del progetto.

Per farti capire meglio come è possibile operare, ecco un esempio pratico di gestione task su un mio cliente che opera nel settore food (ho azzerato volutamente i costi, vedi solo per esempio).

Task

Come puoi notare dall’immagine sopra, la lavorazione (o macro Task) per il lancio di nuovi prodotti, contiene a sua volta una serie di micro attività che quando completate raggiungono l’obiettivo della lavorazione e chiudono il task di progetto.

Ogni attività inoltre può essere assegnata a risorse interne o anche esterne all’azienda e di conseguenza possono essere preventivi o contratti diversi che operano su lavorazioni differenti ed è quindi bene definirle singolarmente.

Operando nel dettaglio in fase di progettazione quindi, si potrà assegnare il costo effettivo non solo al macro task come voce di bilancio “lancio di nuovi prodotti”, ma a tutte le 5 sotto attività che compongono lo stesso task.

Ogni operazione ha un costo ed il suo totale sarà l’impegno finanziario richiesto per raggiungere l’obiettivo del macro-task, quindi tenerlo monitorato con un metodo spacchettato come questo ti permetterà di avere ancor più controllo sul tuo business e sulle operazioni che lo compongono e di ottimizzare di conseguenza.

Come già ampiamente accennato negli articoli precedenti, l’aumento del costo o la sua diminuzione influisce nettamente anche sugli altri due elementi, scopo e tempo, capisci quindi come l’importanza di gestirli con un livello più approfondito, ci permette di capire quale micro attività ha comportato un aumento o una diminuzione del costo e di conseguenza la successiva variazione del tempo e dello scopo.

La mia metodologia di lavoro si muove e opera in profondità come brevemente accennato sopra. Ritengo che sia fondamentale il controllo di tutto quando si lavora su un progetto eCommerce così complesso come quello dell’avvio di uno store per il commercio elettronico.

L’eCommerce per me è una macchina composta da milioni di ingranaggi e tutti devono funzionare ed essere sincronizzati alla perfezione.

In aiuto a questo, alcuni software di project management ci permettono di scendere così in profondità, altri no.

Celoxis che ritengo sia uno dei software migliori per la gestione dei progetti complessi, include questa feature e permette quindi di tenere monitorato il costo di ogni singola lavorazione del progetto eCommerce, offrendo un livello di controllo totale anche in relazione al fattore costo.

Non spaventarti se la pianificazione così approfondita richiederà molto tempo prima di essere completata nella sua prima fase previsionale.

Individuare correttamente, tempo, scopo e costi (Triple Constraint Process) e in quale priorità per il tuo business non è un’operazione banale e di breve durata.

Più tempo impiegherai per analizzare il TCP in fase di pianificazione, più le fondamenta saranno salde e permetteranno di camminare su una strada sicura e con meno insidie possibili.

A presto. F.

Un commento su “TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS: Il costo

  1. Grazie Fabio, un articolo interessante che spesso affronto anche con i miei clienti. Difficile far capire certi argomenti, se le persone che vogliono aprire un ecommerce non hanno competenze specifiche. Quanti negozianti aprono un ecommerce e non hanno mai fatto un business plan? Migliaia. Speriamo che si capisca che vendere online è un argomento complesso, specialmente ora in cui la concorrenza è molta e se non si hanno le idee chiare si fa un bel buco nell’acqua.

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