STAKEHOLDER COME IDENTIFICARLI E VALUTARLI PER IL TUO PROGETTO ECOMMERCE – PARTE 2

Business planning stakeholder

Le linee che seguono, oltre ad essere le basi per una corretta identificazione delle risorse da allocare al tuo progetto eCommerce, sono anche situazioni particolari vissute da me personalmente e dai miei collaboratori, riscontrate durante la gestione e pianificazione di progetti per il commercio elettronico nella fase embrionale di start-up o successiva di ottimizzazione.

In questo secondo articolo (se ti sei perso il primo clicca qui), riprenderemo in maniera più specifica il discorso relativo agli stakeholder, focalizzandoci sui gruppi di appartenenza al progetto e di come la scelta può influenzare al meglio o alla peggio lo sviluppo dello stesso.

Analizzeremo cinque indicatori chiave, che in fase di pianificazione ci permetteranno di selezionare un team affiatato in grado di lavorare in sintonia su un progetto eCommerce comune e di portare così i risultati sperati dall’azienda committente.

Il contenuto di questo articolo è indirizzato sia agli imprenditori, per capire come valutare correttamente il proprio Team, sia interno che esterno all’azienda, sia agli eCommerce Manager o Project Manager di progetto, affinché egli riescano a identificare una squadra ad elevate performance, motivata e che consegua obiettivi comuni e ben definiti.

Nella maggior parte dei casi non vi è una conoscenza approfondita nella gestione di un progetto eCommerce e solitamente la maggior parte delle aziende non tiene in considerazione le skills possedute dalle risorse interne ed esterne e l’attitudine positiva o negativa di un team, sottovalutando le criticità e i rischi che queste mancate valutazioni possono incidere sul successo del progetto stesso.

Un modello di business basato sull’eCommerce (ma vale per qualsiasi tipo di modello di business), prevede la partecipazione di stakeholder interni ed esterni e per far sì che il progetto funzioni e percorra la strada verso il successo, gli stessi dovranno essere attentamente valutati, sia a livello attitudinale che professionale che di competenze.

Possiamo riassumere le categorie di stakeholder in questo modo: Sponsor, Manager, Membri del Team, Fornitori, Consulenti e tutti coloro che hanno interesse nelle varie fasi del progetto o sul risultato finale.

Ciò che si incontra molto spesso durante le fasi di startup dei progetti eCommerce è l’allocamento di risorse che fino a poco prima lavoravano su incarichi ben definiti e consolidati di routine aziendale, ad incarichi che necessitano assolutamente di skills specifiche ed effort ben calcolati.

Un’ altra casistica molto frequente in questo modello di business è l’affiancamento di partnership con fornitori e consulenti poco affidabili o che non hanno un vero e proprio interesse nel progetto ma solo un interesse puramente economico. Si basti vedere come la maggior parte delle Web Agency che si affiancano come partnership, rifilano in primis la tecnologia senza essere a conoscenza del piano di business strategico e di pianificazione del cliente. Azioni di questo tipo sono puramente di interesse economico.

Di seguito andremo a dettagliare i parametri che ci permetteranno di analizzare, identificare e valutare gli stakeholder. Sono degli indicatori che individuano l’impatto delle risorse sul progetto a livello professionale, perché come da me sottolineato più volte, fare eCommerce significa (oltre che fare impresa), mettere in moto una macchina complessa e dalle elevate difficoltà e che richiede la perfetta sincronizzazione di tutte le parti coinvolte.

Definiamo ora quali sono gli indicatori che ritengo importanti e da tenere monitorati per la creazione di un team ad alte performance, in grado di guidare una macchina così complessa come l’eCommerce.

INDICATORE 1 – INTERESSI COMUNI:

Uno dei primi parametri da tenere in considerazione consiste nel definire cosa gli stakeholder si aspettano da te, dalla buona riuscita del progetto e di conseguenza anche tu da loro. Questo parametro deve essere identificato per delineare al meglio le aspettative che essi nutrono nei confronti del progetto, viceversa il Project Manager può identificare da questo parametro cosa lui si aspetta dalle risorse coinvolte. Questo indicatore ci permette di capire sin da subito il coinvolgimento da entrambe le parti e quanto questo coinvolgimento sia efficace per raggiungere obiettivi comuni e i risultati sperati.

INDICATORE 2 – PRIORITA’:

Un altro indicatore utile al successo del progetto lo possiamo trovare nelle priorità degli stakeholder. Le priorità che questi soggetti nutrono nei confronti del progetto sono differenti e vanno confrontate con i tre parametri principali del progetto, ovvero il tempo, lo scopo e il costo.

INDICATORE 3 – LIVELLO DI COMUNICAZIONE:

Un altro parametro da analizzare in modo ottimale è il piano di comunicazione tra tutte le risorse coinvolte nel progetto. La comunicazione è un aspetto fondamentale e di vitale importanza per la buona riuscita di un progetto eCommerce. Identificare e adottare soluzioni specifiche è uno dei punti focali per la riuscita dello stesso.

INDICATORE 4 – FORMAZIONE:

Molto spesso nei progetti che seguo il team viene strutturato senza valutare dal principio le skills appartenenti ma si cerca sempre di dirottare risorse già impiegate in azienda su attività di progetto nuove e a loro sconosciute.

Per esprimere ancor meglio quest’ultimo concetto posso raccontare quello che molto spesso mi capita di affrontare nelle aziende per cui faccio consulenza, dove l’imprenditore assegna risorse che sino a poco tempo prima occupavano la loro giornata lavorativa in amministrazione o in altri reparti, alla gestione di campagne Facebook o al mantenimento della pagina aziendale in ottica di Social Media Management, o comunque l’allocamento a qualsiasi altra attività specifica per il commercio elettronico che non ha niente a che vedere con la mansione seguita precedentemente dalle risorse scelte.

INDICATORE 5 – EFFORT:

Altro problema che mi capita di incontrare molto spesso è il sottostimato effort lavorativo. Anche assegnando alla risorsa due ore della sua giornata lavorativa, ad esempio per la programmazione di campagne, queste non basteranno e potranno creare solamente un collo di bottiglia dovuto proprio alla mancanza di capacità nella gestione e all’assegnazione di orari di attività errati per la nuova lavorazione assegnata.

Se sommiamo il tempo che necessita per la formazione associato al tempo di realizzazione delle campagne, ci si renderà subito conto di quanto il rallentamento sia visibile….moltiplicate questo per tutti i task di lavoro e l’implosione è quasi certa!

Nessuno dice che questa è un’operazione da non fare, ma è possibile farla nel momento in cui il tempo del progetto viene tarato su questa logica. Questo è fondamentale prevederlo. Non stimarlo porterà l’azienda ad inevitabili situazioni di stress per i tempi non rispettati, gli obiettivi non raggiunti e ovviamente il budget in più speso ma non previsto in precedenza.

Il mio consiglio in questo caso è di definire in fase di pianificazione il livello di competenze in ambito eCommerce di queste risorse ed eventualmente prevedere corsi di formazione interni specifici e di calcolare correttamente l’effort impiegato per le altre attività aziendali di routine che già svolgono e in ultimo tarare di conseguenza le nuove lavorazioni su effort adeguati e non in sovraccarico.

Analizzando questo indicatore non avremo quindi risorse overallocated che inevitabilmente allungheranno il tempo del progetto e i relativi costi.

Una valutazione iniziale delle skills del Team in ambito e Commerce, ci permetterà di prevedere della formazione da inserire nelle tempistiche di progetto e di conseguenza tarare il tutto anche in previsione di questo fattore. Necessario utilizzare dei software per la gestione di progetti come il Gantt per la gestione delle attività o Celoxis che permette anche di controllare le ore lavorate da ogni stakeholder ed eventualmente il suo sovraccarico.

Per concludere…..In passato ho assistito ad uno speech tenuto dal mitico Alfio Bardolla, che identificava gli stakeholder come appartenenti a giocatori di calcio in diverse categorie, giocatori di serie A, di serie B ed infine C. Lo scopo di quest’analisi è quella di identificare se gli stakeholder sono o meno in linea con i vostri valori e di conseguenza lavorare su un progetto comune, allineati e con una vision identica.

Andando a definire attraverso questa matrice le varie categorie di stakeholder, avremo una visione d’insieme di quanto il Team associato al progetto possa esso portalo al successo o meno. A presto, Fabio.

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