Quali sono le peculiarità di un progetto? Come integrarle nell’eCommerce? Caratteristiche, cenni storici e mindset da adottare.

Viste le enormi complessità che ci troviamo ad affrontare tutti i giorni all’interno delle aziende con cui collaboriamo e viste le carenze sull’argomento del nostro settore di riferimento, abbiamo pensato di realizzare una serie di contenuti con l’unico obiettivo di farti comprendere cosa è un progetto eCommerce e perché è importante adottare un mindset corretto nelle varie fasi di sviluppo, per affrontarlo, sia che esso si trovi nella sua fase di startup o nella sua fase operativa e di ottimizzazione, con procedure ben definite e ampiamente testate. 

 

Abbiamo pensato di ideare una serie di articoli con l’obiettivo di installare all’interno della tua mente (detto così sembra veramente brutto), un microchip virtuale, che richiami a te l’importanza di adottare le metodologie di Project Management per affiancarle sempre al tuo progetto eCommerce.

 

Iniziamo con il fare chiarezza su cosa è un progetto e su come va affrontato, ovviamente in questo articolo non potremmo mostrati tutte le sfaccettature di questa attività ma lo faremo sicuramente nei prossimi contenuti di questa maratona.

 

L’attività in questione è molto vasta e per alcuni aspetti anche molto complessa, ma la lettura è sicuramente una buona base di partenza per comprendere cos’è un progetto e quali sono le sue caratteristiche principali e perché è così importante dotarsi di risorse e metodologie per affrontare correttamente lo sviluppo di un progetto eCommerce con la sua elevata complessità, riducendo al minimo i rischi e le perdite di budget, dovute ad azioni sbagliate intraprese e tempistiche sforate o mai ben definite.

 

Non ci stancheremo mai di dirlo, attualmente in Italia non esiste la cultura del Project Management applicato all’eCommerce, abbiamo una lunga esperienza per affermare questo, ma capiamo anche che se nessuno veicola consapevolezza in merito, alla fine poi si paga il conto e chi lo paga solitamente sono sempre le aziende che non danno peso all’importanza di dotarsi di risorse, mindset e metodologie di questo tipo, per sviluppare un business online in linea con tempi, budget e obiettivi pre-fissati.

 

Per adottare un mindset corretto dobbiamo partire dalle basi, capire cos’è un progetto e quali sono le sue caratteristiche e per fare questo partiremo dal principio, introducendo alcuni cenni storici e rendendo il più semplice possibile la comprensione dello scopo finale dell’attività di Project Management applicata all’Ecommerce.

 

Nel complesso l’attività di Project Management si riferisce alla gestione delle mansioni aziendali, sia front office che back-office, che operano all’interno di un progetto definito da una data d’inizio e una deadline finale.

 

Nel primo caso (front office), ci si riferisce a tutte quelle attività di gestione del cliente e dei fornitori, mentre nel secondo caso (back office), si fa riferimento all’operatività vera e propria, ovvero tutte quelle attività che sono considerate il vero motore del progetto e che contribuiscono alla sua gestione operativa.

 

Per fare cose ci vogliono persone e nello specifico caso di un progetto eCommerce, per guidare tutte le attività facenti parte dell’avviamento e della sua ottimizzazione, sarà necessario affiancarsi un Digital Project Manager. Solitamente chi ricopre questa figura nel settore di riferimento è una risorsa altamente specializzata, in grado di mixare competenze tecniche di progettazione e di marketing per eCommerce.

 

L’importanza di affiancarsi uno specialista nasce dall’elevata complessità che il settore ha come caratteristica principale. Per approcciarsi correttamente sarà necessario analizzare e pianificare la strada per il raggiungimento degli obiettivi pre-fissati dall’azienda, dallo sviluppo alle integrazioni, dalla strategia al marketing, dal budget agli obiettivi di breve/medio/lungo periodo, sino al monitoraggio costante delle KPI per valutare le performance, lo stato di salute e l’andamento del progetto.

 

In sintesi quando parliamo di Project Management per e-Commerce, ma non solo, facciamo riferimento alla capacità di seguire un progetto in ogni sua fase evolutiva.

 

Per fare questo però, bisogna in primis comprendere che è fondamentale rispettare precisi vincoli e non lanciarsi nell’esplorazione, attivando e disattivando operatività a sentimento. Questi vincoli non possono essere sottovalutati da nessuna risorsa partecipante al progetto, nessuna. Non bisogna limitarsi come spesso accade ad una todolist o meglio una semplice lista della spesa, non è questo un progetto, se ci si limita semplicemente a schedulare una serie di attività da fare con tempistiche e costi per niente definiti, il progetto partirà con il piede sbagliato.

 

Quali sono questi vincoli? Ne abbiamo già parlato negli articoli precedenti. Se vuoi approfondire l’argomento sul Triple Constraint Process, puoi leggere “La variabile del Tempo“, La variabile dello Scopo e “La variabile del Costo

 

Introduciamo ora alcuni cenni storici, grazie a queste indicazioni comprenderai come le metodologie di Project Management siano state applicate in passato su grandi progetti con risultati eccellenti in ogni campo, capirai quindi il perché applicare queste metodologie al tuo eCommerce, sarà per te un asset competitivo importante e un’arma vincente in più.


  • Il primo progetto delle storia può essere associato alla costruzione della sfinge (2.500 A.C.). In quell’epoca il Faraone Chefren fu colui che ricoprì il ruolo di Project Manager. Ai giorni nostri il progetto sarebbe considerato un progetto a lungo termine. Come ben sai il risultato finale ebbe successo e non fu figlio dell’improvvisazione.

… e ora tutti noi possiamo ammirare questo splendido simbolo della civiltà egizia.

 

  • Parecchi anni avanti (primi del 1900), vennero approfondite le tecniche di gestione del progetto. L’obiettivo era raggiungere più facilmente lo scopo finale semplicemente migliorandone i processi di gestione. Sempre negli stessi anni nacque il diagramma di Gantt, (inventato da Laurence Gantt) da cui prende il nome e venne ideato per ottimizzare i processi di lavorazione inerenti alla costruzione delle flotte navali durante la prima guerra mondiale. All’interno di un progetto eCommerce lo stesso diagramma viene utilizzato per mantenere insieme tutte le attività del progetto stesso e per permettere allo stesso tempo di avere una visione a 360° di tutta l’operatività e delle attività correlate.

 

  • Sempre nello stesso periodo vennero ideati i Milestones o pietre miliari, ampiamente utilizzate ancora oggi come indicatore di raggiungimento di un importante traguardo intermedio interno al progetto. Nel mondo eCommerce per esempio un Milestone potrebbe riferirsi alla data di Golive della piattaforma tecnologica dopo mesi di sviluppo oppure alla percentuale di completamento delle varie fasi di settaggio dei canali di marketing, delle campagne e dell’integrazione dei software a supporto.

 

  • Un ulteriore evoluzione la vediamo negli anni seguenti (1940 in su). La sempre più crescente complessità dei progetti richiedeva nuovi strumenti, nacquero così i Critical Patch/CPM (percorsi critici) e il diagramma di Pert. I due strumenti permettono tutt’oggi di gestire progetti estremamente più complessi, concentrando il focus sulle deadline. Il primo identifica le attività critiche che possono influire sulla data di completamento del progetto e torna utile per effettuare azioni correttive, magari attivando più attività in parallelo o allocando più risorse. Nel caso dello sviluppo di un progetto eCommerce, molte sono le attività che possono creare rallentamenti ma allo stesso tempo alcune di queste attività possono lavorare in parallelo insieme ad altre, o in alternativa allocare più risorse riducendo i tempi di lavoro. Il secondo invece studia statisticamente la determinazione dei tempi di progetto attraverso dei valori definiti (data probabile/pessimistica/ottimistica), identificando le stime di completamento più attendibili su progetti complessi e che presentano incertezze già dalla fase iniziale.

 

  • Dal 1960 ebbe inizio la vera e propria disciplina del Project Management con un susseguirsi di nuove pratiche, metodologie, standard e teorie. Si adottò una linea di uso oculato delle risorse, una qualità finale del progetto sempre più elevata mantenendo però i costi ridotti.

 

Bene, detto questo la domanda sorge spontanea, perché nonostante tutto quanto elencato sopra, gli enormi studi fatti sulle metodologie e le applicazione su progetti di ogni tipo, nel mondo eCommerce la figura del Project Manager e le metodologie da lui utilizzate passano in secondo piano o non vengono considerate fondamentali per la buona riuscita del progetto stesso?

 

Ancora ad oggi ci troviamo a lavorare con aziende che spendono cifre esorbitanti per sviluppare “progetti” in tempi lunghissimi, senza alcun utilizzo di metodologie, procedure, strumenti e tecniche a supporto, sprecando budget per poi ritrovarsi sempre punto a capo, una ruota che gira insomma, ma che gira male!

 

E’ dunque molto importante comprendere come approcciare correttamente un progetto eCommerce, dovrai fare tue queste caratteristiche e lavorare sul tuo mindset affiché non ti sia ben chiaro che l’unica strada da percorrere quando si tratta di sviluppare un progetto eCommerce strutturato, tenendo  sotto controllo tutte le innumerevoli operatività, è quella di affiancarlo a metodologie di successo e ampiamente testate di Project Management.

 

Una macchina così complessa come l’eCommerce e tutte le attività altrettanto complesse che ci girano intorno, rendono impensabile avviare un modello di business online senza adottare un mindset corretto. Quando le attività solo molto elevate e altamente complesse e le persone in gioco sono tante, come nel caso di un progetto eCommerce, non esiste altra via per raggiungere l’obiettivo mantenendosi in linea con le esigenze aziendali e gli obiettivi pre-fissati, siano essi economici o di tempo.

 

“Un progetto è l’insieme di attività tra loro correlate, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, avviate alla ricerca di un aumento di valore per l’organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente/azienda”.

SDA Bocconi DIV Ricerche

 

Bene… detto questo ora vi spiegheremo cosa non è un progetto (eCommerce)…

 

Un progetto eCommerce non vuol dire fare esplorazione, non significa lavorare in solitaria e a compartimenti stagni, allo stesso tempo non deve condurre l’azienda a pianificare più volte la medesima cosa perché non performante come desiderato.

 

Un progetto eCommerce non è andare avanti all’infinito senza nessun vincolo di costo e tempo e senza tenere un occhio fisso sulle prestazioni e sullo stato di salute del progetto.

 

Un progetto eCommerce non è tralasciare il monitoraggio del carico delle risorse o dei rischi che un’attività come questa comporta.

 

Un progetto eCommerce non è una semplice TODOLIST!!! (come molto spesso accade).

 

In ultimo un piccolo suggerimento a tutti i Project Manager allocati su progetti eCommerce più o meno complessi. Bisogna prestare molta attenzione durante tutto il ciclo di vita del progetto ai vincoli sopra citati, se questi vincoli non si fanno propri, non si sentono parte dei propri ideali e del proprio lavoro, ma soprattutto della propria etica (il cliente ci sta pagando perché si fida di noi), il lavoro non sarà di sicuro un successo e le innumerevoli attività andranno fuori controllo e vi scapperanno di mano. L’inevitabile conseguenza è la perdita di soldi, del cliente e l’abbandono totale del progetto per aver terminato le risorse…mi raccomando.

 

Nel prossimo articolo parleremo del ciclo di vita e delle fasi di un progetto. Potenziamo così il microchip;-)

 

A presto.

Gantt_Chart_eCommerce

Parte di un Gantt Chart reale di un progetto eCommerce settore Pharma.

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