Project Management software: Celoxis

Software di Project Management Celoxis

Questo articolo è dedicato al miglior software di Project Management per eCommerce che fino ad oggi ho trovato sul mercato e da me personalmente testato e che uso attualmente.

Quando parlo di eCommerce con i miei clienti, mi capita sovente di trovarmi davanti a imprenditori che non sanno da dove incominciare per stendere le basi di un progetto, soprattutto in fase di start-up.

Sul web si trovano milioni di corsi di formazione (molti utilissimi, altri molto basilari), ma nessuno affronta un argomento importante: gli step necessari di cui si necessita prima di partire con un progetto online.

Uno di questi si chiama Project Plan o piano di progetto ed è lo step successivo a quello della pianificazione, ovvero il Business Plan per eCommerce. (Se non lo hai ancora fatto leggi l’articolo: Project plan per un ecommerce di successo.

Voglio raccontarti la mia esperienza con il software più completo per la gestione di progetti: Celoxis.

Ho passato mesi a testare software di Project Management che mi aiutassero nella gestione giornaliera dei progetti eCommerce ma a tutti mancava sempre qualcosa… poi ho trovato Celoxis e finalmente ho trovato un software che racchiude tutte le funzionalità necessarie per gestire un progetto di successo.

Quando si devono gestire progetti complessi e importanti, spesso ci si ritrova ad utilizzare più piattaforme e file aperti per la gestione e coordinazione dei lavori e questo va a discapito dell’organizzazione, della comunicazione interna e del tempo utilizzato dalle varie figure aziendali. Per questo è necessario utilizzare un software di Project Management che gestisca al suo interno tutte le funzionalità indispensabili.

Prima di parlare del software Celoxis, vorrei dedicare qualche parola per capire meglio le logiche di un progetto di eCommerce e le figure che ne devono fare parte.

Ormai avete capito, perché già più volte comunicato all’interno del mio blog e delle mie consulenze, che un progetto di eCommerce va correttamente pianificato tramite la realizzazione di un business plan eCommerce e progettato di conseguenza splittando ogni singola macro attività all’interno di un Project Plan.

Avete presente i manuali Spare Parts? Quelli che mostrano ogni singola parte di un prodotto finito? Bene questa è la metafora che mi piace utilizzare per spiegare ai miei clienti come deve essere strutturato lo start-up di un eCommerce per non trovarsi successivamente a brancolare nel buio come delle anime perse.

Resta inteso che i software per la gestione di progetti devono essere utilizzati sempre, non solo in fase di start-up.

Mi vorrei soffermare a vedere insieme a te quali sono le figure che compongono il Team per la gestione di un eCommerce: eCommerce Manager, eCommerce web marketing manager, sviluppatore, Web designer, SEO e SEM specialist, Web content editor, e-Mail marketing specialist e Marketing automation, Customer care specialist, Marketplace specialist, Logistic manager e amministrazione.

Ma ne manca una di fondamentale importanza, che alla sua presenza, viene colmata appunto quella sensazione di caos e confusione di cui cade vittima l’imprenditore in fase di start-up e permette di tenere monitorato e costantemente aggiornato con successo il progetto.

La figura di cui sto parlando è quella dell’Ecommerce Project Manager di cui mi preoccuperò di spiegare dettagliatamente il suo ruolo in un prossimo articolo.

Un progetto di eCommerce, segue due principali step: la pianificazione, tramite realizzazione di un business plan per eCommerce e la progettazione (detta anche Project Plan), per organizzare tutte le attività individuate nel business plan per eCommerce e catalogarle in ordine di priorità, assegnando corrette tempistiche, risorse e budget.

A questo punto è indispensabile dotarci di un software che ci aiuti nella progettazione. Io come già detto sopra, tra gli innumerevoli trovati e provati, posso confermare e a mia volta consigliare quello che per me è il miglior software per la gestione di progetti eCommerce, Celoxis.

Di seguito una lista dei punti chiave per la gestione di un progetto di successo e per la gestione corretta di un progetto in generale.

  • Analisi e verifica del Triple Constraint Process. (scopo, tempo e costo)
  • Analisi e individuazione Stakeholder
  • Pianificazione e schedulazione task (wbs, Gant chart, todolist)
  • Compilazione del Budget (attuale vs previsionale)
  • Risk Management
  • Piano di comunicazione
  • Monitoraggio e misurazione risultati
  • Misurazione delle performance

I fattori che incidono sul successo di un progetto o sul suo fallimento sono molteplici e quelli elencati sono solo alcuni di quelli utilizzati in un piano di progettazione.

I software di Project Management si focalizzano su due aree ben precise, sistemi ERP (Enterprise resources Planning) e S.a.a.S. ovvero Software As a Service. Il loro principale obiettivo è quello di aiutare il team di progetto a collaborare efficacemente e ad analizzare e monitorare tutti i task che sono stati definiti a seguito della realizzazione del Business Plan eCommerce.

I primi (ERP) costosi e complessi, promettono di fornire all’azienda ampi report e sofisticate analisi, ma allo stesso tempo sono stati concepiti per le imprese di grandi dimensioni e necessitano di una cultura di Project Management ben radicata all’interno dell’azienda. I secondi (S.a.a.S.) sono soluzioni più a basso costo e più adatte alle esigenze delle PMI Italiane.

Questi software hanno la funzione di informazioni finanziarie e creare budget, realizzare grafici e misurare Milestone, catalogare i rischi, assegnare task ed infine facilitare la comunicazione con tutti gli stakeholder.

La buona notizia è che possono essere applicati a qualsiasi tipologia di business e a qualsiasi livello ma la valutazione iniziale su quello da acquistare è sempre complessa.

Ecco i criteri di base per la scelta del software di Project Management:

  • Facilità di installazione e configurazione
  • Facilità d’uso
  • Facilità di comunicazione con gli Stakeholder, con sistemi centralizzati come e-mail e notifiche di aggiornamento
  • Possibilità di monitoraggio di dati, risorse e dell’intero ciclo di sviluppo del progetto (task)
  • Analisi del Budget previsionale Vs Budget attuale
  • Analisi dei rischi o Risk management
  • Video guide chiare e semplici, anche testuali
  • Supporto tecnico 24/7 online e self service

Nella mia esperienza di gestione progetti posso dire di averne provati e adottati tanti, alcuni complessi (in quanto struttura e budget lo consentivano), altri molto più semplici (come Asana, Trello, Active Collabe etc.).

Durante la gestione di questi progetti però vi era sempre una problematica comune a tutti… tutti i software utilizzati non permettevano di programmare e successivamente monitorare tutti gli aspetti (step), descritti sopra.

Cosa succedeva? Primo intoppo la non troppo corretta gestione dei progetti e per secondo la necessità di utilizzo software e fogli di lavoro esterni al software come per esempio Excel. Incrociandoli si poteva sì avere una gestione completa del progetto, ma a discapito del tempo e dell’organizzazione in generale (gestione di più file).

In mercati competitivi come quelli di oggi, la capacità di allocare risorse, attività, rischi e costi in un unico contenitore può fare la differenza nel raggiungere gli obiettivi aziendali e come detto sopra decretare la morte o il successo del progetto.

Ancor oggi però vi sono aziende che non utilizzano questi importanti strumenti di software, soprattutto nell’eCommerce, dove l’Italia è evidente che sia il fanalino di coda rispetto agli altri paesi europei. Questo è purtroppo un vero e proprio problema in quanto ad oggi è indispensabile monitorare con attenzione le prestazioni e prendere di conseguenza decisioni efficaci per l’intero processo di sviluppo, soprattutto nell’eCommerce dove le attività da svolgere sono veramente tante e complesse.

I successi si costruiscono con i risultati e con un corretto e preciso monitoraggio di tutta la filiera e del team che la compone.

Celoxis il miglior software di Project Management.

Questo è il software che utilizzo attualmente per la gestione dei miei progetti di eCommerce ed che ritengo il più adatto alla PMI Italiana. Essenso una SaaS ha un costo relativamente contenuto ed è stato sviluppato seguendo tutte le logiche di PM descritte sopra.

Celoxis nasce in India all’inizio del 2001 ed è uno dei primi Tools online per la gestione di progetti, nonché la prima azienda Indiana che utilizza tecnologia SaaS.

Ad oggi conta più di 2.600 clienti in tutto il mondo verticalizzati su business differenti (Rolex, LG, Fuji, Whirpool, etc…).

Celoxis è stato classificato tra le prime migliori 5 soluzioni di Project Management al mondo, è altamente personalizzabile e supportato da un customer care di ingegneri qualificati attivo 24/5.

L’immagine sotto mostra, come a differenza di altri software di Project Management, Celoxis raccoglie in un unico contenitore tutte le caratteristiche essenziali per la gestione di progetti, mettendo a disposizione delle aziende un insieme completo di funzionalità in grado di soddisfare le esigenze di gestione del lavoro e di assicurare l’allineamento di tutte le risorse, delle iniziative (task), dei costi e dei rischi di progetto, migliorando di conseguenza la produttività e la qualità.

Celoxis_Software_features

Cosa si può fare con Celoxis?

  • Monitorare il ciclo di vita dei progetti e programmare le attività in modo appropriato in base a dipendenze, vincoli e risorse.
  • Assegnare risorse multiple, anche con diverso numero di ore e di lavoro stimato, sia in percentuale che in ore.
  • Programmare manualmente o in automatico (per chi è alle prime armi, consiglio la schedulazione manuale in quanto l’automatica può risultare più complessa inizialmente).

Una spinta verso l’interattività:

La creazione di un processo visivo fissa e visualizza i processi operativi in modo semplice e intuitivo e non confusionale. I singoli task possono essere rappresentati sotto forma di Gantt Chart. Lo stesso gestisce risorse e dipendenze, azioni da intraprendere, budget, idee e suggerimenti, consente di immettere rapidamente le attività, riorganizzarle senza problemi e può schedulare sino a 10.000 compiti a progetto.

L’interfaccia è molto intuitiva e consente di effettuare più modifiche con auto-salvataggio immediato.

Nel caso in cui ci si trovasse a gestire dipendenze tra più progetti, nessun problema, Celoxis fa anche questo e per chi utilizza le scorciatoie da tastiera per eseguire le operazioni più comuni, qui troverà pane per i suoi denti.

Gantt_Chart

Dashboard all’avanguardia per un approccio statistico:

La dashboard di Celoxis fornisce una visione completa dei progetti e permette di monitorare i principali indicatori di performance (KPI). La dashboard può essere completamente personalizzata sotto differenti viste (dirigenti, principali stakeholders e clienti).

La configurazione si basa su indicazioni di salute visive del business per valutare correttamente le prestazioni del progetto e adottare azioni tempestive e correttive qualora ce ne fosse bisogno.

Celoxis_Dashboard

La proiezione della pianificazione e dei costi ci aiuta a tenere sotto controllo in tempo reale e in qualsiasi momento lo sviluppo del progetto e di valutarne le performance così da prendere decisioni aziendali ponderate.

Migliora le performance dell’organizzazione con il monitoraggio interattivo delle risorse:

La gestione delle risorse tramite grafico interattivo a colori consente di individuare facilmente le allocazioni delle attività e l’eventuale sovraccarico di lavoro pianificando di conseguenza i task senza sovraccaricare le risorse. L’efficienza delle risorse è un punto fondamentale nella gestione di un progetto e Celoxis con la sua finestra orientata alle prestazioni e al loro relativo carico di lavoro, permette di avere un’istantanea reale dei tuoi progetti in un dato momento e delle ore effettive assegnate alle risorse.

Celoxis provvede a creare una collaborazione dinamica e diretta con l’utilizzo di una piattaforma comune per la condivisione di idee, abbattendo le barriere tra gli stakeholder, sintomo di una scarsa comunicazione.

Celoxis_resources_load

Gestisci il tempo e ottimizzalo con i temporizzatori di Celoxis:

I temporizzatori di Celoxis utili per tenere traccia del tempo trascorso sulle singole lavorazioni. I timer possono essere attivati e fermati a piacimento. Questa apparentemente banale funzione, permette di tenere traccia dell’effettivo tempo impiegato su una singola lavorazione, il tempo memorizzato permetterà di valutare correttamente quando si effettuerà la stessa lavorazione su un nuovo progetto (nel mio caso per esempio è di fondamentale importanza).

Nella redazione di Business Plan per eCommerce per esempio, le sezioni sono sempre le stesse, variano di poco e in base al business sui cui stiamo lavorando.

Celoxis_Timeshit

Traccia le performance, effettua proiezioni di costo e gestisci le varianze:

Con Celoxis puoi pianificare il budget del tuo progetto, compilare un bilancio previsionale (contenuto nel Business Plan per eCommerce) e confrontarlo con il bilancio attuale.

Monitorare in modo ottimale le varianze di progetto, cioè la differenza tra il costo previsto e quello attuale. Calcolando i costi realistici del tuo progetto (a livello di progetto totale o singolo task) ti permetterà di valutarne le performance e di allocare le varianze positive sotto altri task o specifiche azioni (es: marketing) e quelle negative di gestirle nel modo corretto.

Registra e tieni traccia delle spese, approvale con un solo click e ricevi notifiche in tempo reale sulla gestione finanziaria dei tuo progetti.

Con Celoxis ottieni una visibilità completa sui costi e sul budget iniziale del tuo progetto, inoltre per i campi personalizzati che contengono informazioni finanziarie sensibili è possibile utilizzare diversi livelli di protezione e associarle solo agli stakeholder selezionati.

Celoxis_office_setup

Risk Management (prevenire è meglio che curare):

Essendo io operatore del settore eCommerce, questa è una funzione di fondamentale importanza, perché consente di tenere traccia prima di iniziare il progetto, di ogni singolo rischio associato ad ogni singola attività o stakeholder.

Valuta e dai priorità ai potenziali rischi prima del lancio del tuo progetto, in modo da essere pronto a gestirli nel modo più adatto. Qualifica il rischio su scenari differenti e valuta il potenziale impatto, dai ad essi un punteggio appropriato. Il tutto rappresentato in una sola visualizzazione.

Celoxis_risk_management

Buoni dati portano a grandi decisioni:

Celoxis fornisce un’intera gamma di grafici, tra cui barre di confronto, barre impilate, linee di trend, grafici a torta o bolle.

Crea e condividi i tuoi cruscotti e allinea il tuo team di progetto, invia rapporti programmati e schedulati ad un orario specifico come allegato in posta elettronica. Tutto questo per dare al tuo team un modo visivo e più intuitivo di lavorare e fornisci ai principali Stakeholder uno stato complessivo del progetto.

Celoxis_project

La collaborazione è tutto, senza di essa non si avrà successo:

Celoxis consente di memorizzare e gestire tutti i documenti correlati al progetto in un unico punto. Organizza i tuoi documenti con cartelle e sottocartelle, incoraggiando così le discussioni tra i partecipanti su documenti specifici visibili in un unico contenitore.

Con Celoxis tutti possono contribuire, anche coloro che partecipano in remoto ma non hanno l’abilitazione al software. Questi Stakeholder possono partecipare alle discussioni tramite posta elettronica e senza accedere al software.

Il centro di notifica presente in Celoxis, permette di visualizzare in breve tutti i tuoi importanti messaggi in entrata e ti avvisa ogni qual volta viene assegnato un nuovo lavoro o quando qualcosa cambia sugli elementi che segui.

Ottieni aggiornamenti e commenta rapidamente con i partecipanti in un unico luogo, abbatti le barriere di comunicazione e adotta quelle migliori in base allo Stakeholder interessato.

Inoltre con il calendario avanzato di Celoxis è possibile impostare facilmente eventi e pianificare riunioni. Esporta gli stessi in Outlook, Google e altri calendari supportati.

Una delle chicche offerte da Celoxis è la collaborazione con i clienti. Rimani in contatto con loro e collabora efficacemente su documenti e progetti con l’accesso gratuito al client.

Celoxis_client

Individua i problemi e cerca soluzioni:

Con l’applicazione di monitoraggio dei problemi su Celoxis puoi monitorare e gestire efficacemente il loro stato e adottare soluzioni per la loro risoluzione ottimizzando tempi e costi.

Celoxis_problems

Supporto 24/5 e formazione all’utilizzo:

L’assistenza da parte di Celoxis è importante (diffidate dei software dove non vi danno assistenza) e il supporto al cliente di primaria importanza. Celoxis risolve anche questo con un customer care online 24 ore 24 per 5 giorni e una sezione di customer care self service che comprende FAQs, documenti dettagliati, starter guide, manuale di configurazione e guida API.

Il servizio di assistenza e supporto al cliente si condisce inoltre con una formazione basata sul Web, una community di supporto approfondita e un Forum che racchiude una grande quantità di idee imprenditoriali, nate da imprenditori durante l’utilizzo del software, con lo scopo di migliorarlo in ottica di scalabilità.

Gestione strategica del portafoglio clienti:

Le capacità avanzate di gestione di Celoxis sono proprio ciò di cui hai bisogno per gestire i tuoi complessi portafogli di progetti di cui disponi.

Monitora le KPI de tuoi progetti nei minimi dettagli con i cruscotti iper-semplificati di Celoxis e tieni tutto sotto controllo.

Porta ad un livello superiore il tuo progetto eCommerce con Celoxis

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Privacy Policy