Project Management Office (PMO): cos’è, a cosa serve e perché è necessario implementarlo all’interno delle Web Agency

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Il PMO è l’acronimo di Project Management Office, un dipartimento specifico e verticalizzato che supporta, controlla e guida i progetti in carico all’organizzazione.

Il successo o meno di un progetto eCommerce deriva anche dalla capacità di mettere in atto tecniche, metodologie e princìpi di Project Management consolidati nel tempo.

Lavorando spesso con diverse agenzie web abbiamo riscontrato un enorme problema… il definire, mantenere e garantire degli standard di direzione per lo sviluppo dei progetti eCommerce in carico e per garantirne il successo al cliente finale.

Le Web Agency che affiancano gli eCommerce infatti, gestendo più progetti in contemporanea, hanno l’estrema necessità che tutte le attività e le operazioni in attivo vadano il più possibile per il verso giusto, con rilasci puntuali e allineati al budget preventivato con il cliente in fase di pianificazione e con gli obiettivi di business desiderati.

Come spesso accade però e parliamo per personale e decennale esperienza, molte volte all’interno delle agenzie web, lo sviluppo di progetti eCommerce e la chiusura dei suoi deliverable vanno fuori controllo, incrementando così l’insoddisfazione del cliente finale, disallineando il budget destinato e riversandosi di conseguenza anche sul successo del progetto stesso.

La situazione più comune all’interno delle web agency di oggi, che ci siamo trovati ad affrontare, è quella di allocare un solo PM (a volte anche junior), su più progetti eCommerce in simultanea, che richiedono un elevato effort operativo e manageriale di monitoraggio delle performance. Vista la velocità con cui bisogna terminare le operatività e produrre le reportistiche e vista la difficoltà che molte volte un solo progetto comporta e il tempo che richiede per la sua gestione, non c’è niente di più sbagliato.

Cosa dovrebbero fare quindi le web agency di oggi per poter garantire ai clienti finali il successo dei progetti eCommerce in carico?

La risposta è semplice… implementare all’interno dell’organizzazione un PMO (Project Management Office).

COS’E’ IL PMO (Project Management Office)

Iniziamo subito dicendo che il PMO è un dipartimento aziendale che consente di mantenere focus e precisione nella gestione dei progetti attivi e in carico all’agenzia. E’ uno dei settori aziendali in forte crescita all’interno delle organizzazioni più competitive e orientate ad una gestione eccellente dei progetti.

Ciò che comporta l’introduzione in agenzia di un organo di questo tipo è la riduzione delle probabilità di fallimento dei progetti in carico e l’applicazione di metodologie e procedure che ottimizzano i processi e di conseguenza aumentano il livello di soddisfazione del gruppo di progetto e di tutti gli stakeholder.

Il PMO (Project Management Office), è un dipartimento che solitamente nasce all’interno di aziende di medio/grande dimensione e già ben strutturate dal punto di vista del Project Management. Il suo compito è quello di definire degli standard da mantenere nella gestione dei progetti e di supportare il vertice aziendale nella gestione del portafoglio, tenerlo informato sull’andamento dei lavori e vigilare sui progetti affinché gli standard vengano rispettati, ma non solo e lo vedremo di seguito…

Riteniamo sia però possibile strutturalo all’interno di qualsiasi ambiente orientato all’innovazione e all’ottimizzazione dei processi e project oriented, modificando leggermente l’organigramma aziendale e assegnando i ruoli operativi del dipartimento ai Project Manager Senior già presenti all’interno della Web Agency o esterni.

Il PMO collocato all’interno della Web Agency migliora le performance del gruppo di progetto e funge anche da collante tra i diversi team che potrebbero utilizzare metodologie diverse di Project Management, su attività operative all’interno dello stesso progetto eCommerce.

Per strutturare il PMO fornendosi delle risorse presenti in azienda, esiste però una condizione imprescindibile: i Project Manager allocati al suo interno devono conoscere a fondo sia le metodologie e i princìpi di Project Management che quelle dell’eCommerce Management.

Istituire un PMO (Project Management Office) all’interno di una Web Agency richiede necessariamente che i Project Manager allocati al suo interno, siano in grado di unire competenze specifiche per eCommerce a competenze specifiche per la gestione strutturata dei progetti.

Come accennato poco fa, uno dei compiti del PMO è quello di gestione del portafoglio progetti dell’agenzia nell’allineamento con la strategie aziendali, questo per esempio è uno dei principali motivi per cui riteniamo sia fondamentale strutturalo all’interno della propria, in quanto si staranno sicuramente gestendo più progetti in simultanea e ognuno con obiettivi differenti, per questo l’introduzione del PMO consente, in collaborazione con i vari Project Manager, di assicurare una costante attività di controllo e allineamento degli obiettivi prefissati e dello status attuale dei progetti attivi all’interno dell’agenzia.

Il PMO è anche un organo di consulenza, condivide risorse, metodologie, strumenti e tecniche per il successo dei progetti e fornisce formazione sull’applicazione degli standard di Project Management, apportando un miglioramento al gruppo nella capacità di gestione dei progetti.

IL PMO è’ anche l’ufficio responsabile di favorire lo sviluppo di competenze e metodologie all’interno dell’azienda ed è anche un organo di supporto per gli stakeholder coinvolti sui progetti eCommerce gestiti dall’agenzia, in tutte quelle situazioni in cui è necessario l’affiancamento ai Project Manager Junior di Project Manager Senior.

Infine si può considerare come una panchina di Project Manager, dove accingere risorse pronte ad entrare in campo e ad essere collocate sui progetti eCommerce in start-up o in fase di ottimizzazione gestiti dall’agenzia. In sostanza da qui si possono prendere i Project Manager a cui affidare portfolio e progetti, favorendone l’allocazione o la riallocazione ma non solo, è anche il luogo dove recuperare risorse senior da affiancare a risorse junior per la gestione dei progetti.

Tutte le informazioni prodotte e raccolte durante la vita dei progetti gestiti dalla Web Agency, permettono al PMO di evolversi e di catalogarle e renderle disponibili per l’applicazione sui progetti successivi. Queste informazioni tornano utili anche per i progetti nuovi, dove non si hanno benchmark passati e dove l’incertezza, soprattutto nelle fasi di avvio è maggiore. L’applicazione di queste procedure, apprese dai progetti precedenti, consentiranno anche di non ripetere gli errori passati.

Infine è fondamentale sapere che strutturare un PMO interno permetterà di avere una maggiore visibilità sull’avanzamento del portfolio progetti, grazie al costante flusso di feedback tra il dipartimento e il vertice strategico. 

COSA FA’ IL PMO (Project Management Office)

L’introduzione del PMO trasforma le Web Agency sensibili alle innovazioni in una macchina generatrice di valore e project oriented.

Il PMO lavora su tre aree differenti: supporta, controlla e guida i progetti.

L’ufficio può essere chiamato in causa se necessario, ma può anche non essere coinvolto qualora il progetto durante il suo svolgimento si già di suo efficiente ed efficace (Earned Value).

In base alle esigenze del progetto, il PMO può lavorare verticalizzato su una sola area o può gestirle tutte e tre contemporaneamente. Le aree di controllo e di guida del progetto vengono solitamente attivate quando l’organizzazione ha la necessità di mantenere degli standard di lavoro ben definiti o quando il progetto è sottoposto ad elevati rischi.

L’organo una volta implementato all’interno della struttura ha molteplici funzioni che abbiamo trovato utile raggruppare in questo modo:

Gestione del portafoglio progetti della Web Agency:

Il PMO gestisce il portafoglio progetti dell’organizzazione, allineando le operatività con gli obiettivi strategici della Web Agency. Gestisce le informazioni in maniera centralizzata, effettua costanti controlli nelle fasi di avanzamento del progetto e genera reportistiche in real time con l’ausilio di strumenti di Project Management, da presentare al vertice strategico. Possiamo dire che il PMO è l’organo con maggior controllo e visibilità di tutti i progetti attivi all’interno della Web Agency.

Formazione manageriale e operativa ai Project Manager:

Il PMO offre consulenza manageriale e formativa ai PM allocati sui vari progetti eCommerce, è sua responsabilità favorire lo sviluppo di competenze interne orientate all’utilizzo di metodologie di Project Management, anche attraverso la diffusione di best practices nella gestione di progetti eCommerce passati. Con il passare del tempo la base di conoscenze accumulate crescerà sempre di più facendo evolvere il PMO. La base dati creata nel tempo (stime, prestazioni ottenute, valore creato, documentazione prodotta, etc.), verrà utilizzata come sistema di knowldege management da cui recuperare le informazioni prodotte per poterle applicare ai nuovi progetti in entrata.

Gestione delle risorse:

Il PMO definisce i principi dell’assegnazione dei carichi di lavoro delle risorse allocate sui progetti eCommerce dell’agenzia, valuta le sovrapposizioni e assegna le responsabilità in relazione alle operazioni di progetto. Uno degli errori più gravi su cui ci imbattiamo lavorando come consulenti esterni per diverse Web Agency, è quello di non adottare un corretto bilanciamento tra le priorità dei progetti con l’effettiva disponibilità di risorse presenti in organico. Il PMO viene in supporto anche sotto questo aspetto, valutando l’allocazione di altro personale con l’obiettivo di mantenere allineati gli obiettivi di business prefissati e per intervenire tempestivamente sui percorsi critici (critical patch).

Supporto operativo:

Il PMO definisce le metodologie e gli standard da applicare ai progetti eCommerce gestiti dall’agenzia, fornisce supporto operativo ai Project Manager per migliorare le performance dei progetti attivi e nelle attività di pianificazione, seleziona inoltre gli strumenti di Project Management da integrare in azienda, come i software di controllo dei progetti e di generazione di reportistiche sulle performance degli stessi, da presentare al vertice strategico aziendale. Valuta le performance dei progetti del portafoglio dell’agenzia e dei Project Manager, facilità le delivery attraverso procedure e benchmark passati e assicura la governance dei progetti, ovvero le politiche aziendali, i processi, le linee guida e le procedure che guidano i progetti, atte a dimostrare che l’agenzia opera in modo efficace seguendo degli standard specifici di progettazione, per realizzare gli obiettivi prefissati nell’interesse di tutti gli stakeholder. Può fornire anche affiancamento di PM Senior a supporto di PM Junior, qualora mancassero delle competenze necessarie per lo svolgimento delle operazioni. Il supporto del PMO avrà la durata necessaria fino a quando il progetto sarà in grado di avanzare senza il suo intervento diretto.

Supervisione del budget, stima dei tempi e valutazione dei rischi:

Il PMO supervisiona i criteri di suddivisione del budget e del cash flow operativo di progetto, focalizza la sua attenzione sui criteri di stima di schedulazione delle tempistiche e fornisce supporto ai Project Manager sull’analisi delle performance finanziarie dei progetti. Valuta e analizza i rischi e definisce le azioni per prevenirne l’impatto, che solitamente avvengono tramite la stipula di contratti assicurativi e tramite l’identificazione di operazioni utili ad abbattere il potenziale rischio. Infine il PMO supervisiona i criteri di gestione degli stakeholder esterni, come fornitori e partner.

Metriche, reportistiche e trasferimento di valore:

Il PMO valuta le performance di progetto tramite tecniche specifiche di Project Management (Earned Value). Integra dati e informazioni per la rendicontazione al vertice aziendale. Il dipartimento opera ad un livello superiore, valuta le performance dei portfolio e dei Project Manager allocati sui progetti eCommerce, per produrre reportistiche scadenziate da presentare al vertice strategico, utili al trasferimento di valore all’interno dell’agenzia. Durante i meeting programmati con il vertice aziendale, il PMO consegna anche le reportistiche di valutazione del livello di maturità del gruppo, nell’applicazione degli standard e dei principi di Project Management, per introdurre o meno sessioni formative e di aggiornamento.

Quindi dopo essere giunti a questo punto, secondo voi è necessario implementare il PMO all’interno della propria Web Agency?

la risposta è SI… ma sarà necessario tenere conto di diversi fattori. Il nostro consiglio prima di strutturare un PMO interno all’agenzia è di smarcare questi punti in ordine di come sono descritti:

  1. Identificare quali sono i driver che portano alla creazione del PMO e quali le sono le finalità per l’agenzia
  2. Definire la tipologia di PMO necessaria (di supervisione o di supporto)
  3. Valutare il tipo di beneficio che può apportare alla Web Agency l’introduzione di un PMO interno
  4. Valutazione della maturità aziendale allo stato attuale nelle metodologie di Project Management e delle implicazioni e regole che esse comportano
  5. Valutare se l’integrazione di un organo altamente project oriented è compatibile con le attuali caratteristiche di governance dell’agenzia e della maturità nella disciplina di Project Management del team
  6. Valutare il sentiment di tutti gli stakeholder nella comprensione dei benefici che l’introduzione di un organo di questo tipo può apportare
  7. Valutare di conseguenza la completa collaborazione del gruppo, nell’integrazione del nuovo dipartimento alla struttura aziendale attuale

Concludiamo questo articolo ribadendo che una Web Agency che gestisce svariati progetti eCommerce, sottoposti ad alto rischio dovuto alle molteplici attività complesse e che coinvolgono più risorse, ha secondo il nostro punto di vista e anche grazie all’esperienza accumulata negli anni nella gestione di progetti eCommerce, necessariamente bisogno di un PMO, ma… sempre dopo un’attenta analisi delle condizioni attuali dell’agenzia.

E’ inoltre importante sottolineare che l’introduzione di quest’organo di supporto e controllo, dovrà essere gestito niente meno che come lo sviluppo di un qualsiasi progetto seguito da standard, metodologie e procedure ottimizzate. Sarà importante introdurlo gradualmente mantenendo vigile l’attenzione sulle inevitabili resistenze al cambiamento da parte del gruppo per saperle gestire correttamente. Un progetto di medio/lungo periodo dove la definizione e l’attenzione alle tempistiche e ai deliverable saranno fattori fondamentali per non scombussolare troppo l’equilibrio attuale dell’agenzia, nel caso in cui il mindset generale dell’organizzazione non sia ancora pronto al cambiamento.

La necessità di strutturare un dipartimento di questo tipo, dal nostro punto di vista diventa ancor maggiore in questo periodo storico, dove la forte spinta del lavoro full remote o smart working, induce spesso a lavorare a compartimenti stagni che operano come silos separati e senza comunicazione attiva tra le parti. Un organo preposto come il PMO ottimizza anche il flusso di feedback rendendoli costanti e coerenti tra tutti gli stakeholder.

Infine possiamo dire che le Web Agency che sfidano l’economia globalizzata debbano avere una sistematica tendenza all’innovazione per reggere la concorrenza del mercato. L’inserimento del PMO all’interno della propria agenzia web in questo senso diventa quindi fondamentale. Strutturare un organo centralizzato come punto di riferimento e supporto per il gruppo di progetto e per il vertice strategico può seriamente fare la differenza.

Hai bisogno di strutturare un PMO all’interno della tua agenzia? Contattaci per una prima analisi gratuita dello status attuale e del livello di maturità delle tue risorse in Project Management.

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