L’Earned Value: La tecnica per misurare lo stato d’avanzamento del tuo progetto eCommerce

Al giorno d’oggi tutti gli eCommerce Manager allocati sui più disparati progetti eCommerce, sono a conoscenza di quanto sia importante monitorare gli indicatori di performance o KPI, con una certa cadenza fissa, sia essa trimestrale, mensile o settimanale.

Quanto però effettivamente si presta attenzione al monitoraggio di KPI specifiche utili a misurare lo stato di avanzamento di ogni singola attività intrapresa e di conseguenza dell’intero progetto?

Quando si è in fase di start-up o di ottimizzazione di un progetto eCommerce, è dunque estremamente importante non solo tenere traccia delle classiche KPI specifiche di marketing, di business, etc ma è altrettanto importante monitorare KPI specifiche di progetto. Occorre quindi stabilire sin dall’inizio del mandato della presa in carico del progetto eCommerce, dei criteri utili per poter misurare lo stato di avanzamento di ogni singola attività e di conseguenza dell’intero progetto su cui si ha la totale responsabilità.

La valutazione dell’avanzamento dunque, è determinante al fine di controllare un progetto eCommerce e tutte le sue sotto attività.

Per analizzare quindi le performance di un progetto eCommerce entrano in gioco altre due variabili fondamentali e da non trascurare, ovvero i tempi di lavoro e i costi sostenuti. L’analisi di questi due indicatori ci permette di identificare in maniera molto rapida gli scostamenti di progetto rispetto a quanto schedulato e messo a budget nella fase preventiva di pianificazione.

Per fare questo ci viene in aiuto una tecnica di analisi specifica di Project Management chiamata Earned Value.

La tecnica che stiamo per presentarvi esiste da decenni ed è stata messa in pratica per la prima volta dal Dipartimento di Difesa Americano, con l’obiettivo di misurare i loro progetti interni ed esterni in termini di schedulazione oraria delle risorse e di budget allocato per il completamento e il raggiungimento degli obiettivi pre-fissati.

Se le classiche KPI eCommerce ci permettono di tenere monitorato lo stato di salute del business in generale e delle attività di marketing attive, la tecnica dell’Earned Value applicata all’eCommerce, ci permette di raggiungere dei traguardi importanti come:

  • Fare previsioni sullo stato di avanzamento del progetto ed identificare esattamente lo stato attuale in cui ci si trova
  • Tenere sotto controllo tempi e costi allocati per tutta la sua durata
  • Adottare azioni correttive in base alle previsioni e allo stato attuale

La tecnica è molto semplice da applicare, lo vedremo in seguito, per ora è importante comprendere che per valutare una porzione di lavoro svolto sul tuo progetto, in base al budget stanziato, per risalire quindi alle reali performance ottenute alla data di analisi, basterà comparare tre semplici grandezze distinte ovvero lavoro previsto, lavoro prodotto e costi sostenuti.

Analizzando questi parametri saremo in grado di identificare con estrema precisione il reale scostamento fra quanto è stato previsto e quanto realmente è stato prodotto. Il risultato finale ci permetterà di capire lo stato di efficienza e di efficacia del nostro progetto.

Dunque comprenderemo quanto il nostro progetto eCommerce sia in grado di raggiungere un uso oculato delle risorse annullando gli sprechi (efficienza), e quanto i risultati raggiunti corrispondono agli obiettivi fissati precedentemente (efficacia).

Un’analisi così approfondita di ogni singola macro attività e di tutte le sotto attività ad essa annidate, non solo ci darà visione delle performance dell’intero progetto, ma ci permetterà anche di conoscere le performance del progetto suddivise per dipartimenti (IT, Marketing, Design, etc.) e di conseguenza capire quali di quest’ultimi apportano contributi positivi o negativi al progetto e necessitano quindi di azioni correttive.

La tecnica dell’Earned Value, dunque, applicata all’eCommerce, sia in fase di start up che di ottimizzazione, in sostanza ci consente di definire tre punti fondamentali per il successo del progetto stesso:

  • A che stato del progetto ci troviamo realmente
  • Quale sarà il costo finale di tutte le attività previste, mantenendo il trend di lavoro attuale
  • Valutare il progetto ed eventualmente intraprendere azioni correttive e di riallineamento di tempi e costi

Le ore o i costi segnati a consuntivo e rilevanti dal pianificatore non indicano necessariamente lo stato di lavoro effettivamente realizzato, il cosiddetto “avanzamento fisico”. Le quantità di tempo e costo spese nel progetto sono da tenere separate, in quanto un’attività può aver aver esaurito il suo budget pur avendo “messo in opera” la metà dell’output previsto.

Per analizzare quindi ad una certa data, gli scostamenti di quanto pianificato per il vostro progetto eCommerce e quanto effettivamente è stato realizzato, sarà necessario comparare le seguenti grandezze:

  • Lavoro previsto
  • Lavoro prodotto 
  • Costi sostenuti 

Per uniformare le grandezze descritte sopra, la tecnica dell’Earned Value assegna a tutte un valore, introducendo così per ognuna di esse un parametro di misura.

Entriamo ora più nel dettaglio, analizzando ogni singolo indice della tecnica dell’Earned Value.

BCWS (Budget Cost of Work Scheduled), l’indice rappresenta quanto si era previsto di spendere per l’attività o per l’intero progetto alla data di rilevazione.

BCWP (Budget Cost of Work Performed), l’indice rappresenta la valorizzazione del lavoro effettivamente realizzato alla data di analisi in relazione a quanto pianificato.

ACWP (Actual Cost of Work Performed), rappresenta il costo effettivamente sostenuto sul progetto o sulla singola attività alla data di analisi e in sostanza risponde alla domanda: quanto ho speso fino ad oggi?

Lavorando con dei valori numerici su queste tre grandezze, è possibile per esempio identificare alla data di analisi se si è realizzato meno di quanto previsto, quindi se il lavoro è in anticipo o in ritardo rispetto al piano, oppure se i costi sostenuti sono più elevati di quanto realizzato effettivamente.

Per la misurazione delle performance di progetto si utilizzano però anche altri indici, solitamente si lavora con software appositi o fogli Excel già settati con formule matematiche che lavorano sulle grandezze sopra citate, qui di seguito l’elenco, le definizioni e le formule per il calcolo che potrai applicare in totale autonomia per conoscere lo stato attuale del tuo progetto e per fare previsioni sullo sviluppo dello stesso.

CPI (Cost Performance Index): quest’indice di misurazione della produttività ci fornisce il rapporto tra quanto è stato previsto di spendere per le attività svolte alla data di verifica e quanto è stato effettivamente speso: Se il valore è > di 1, stiamo spendendo meno di quanto previsto, se il valore è = a 1, siamo in linea con le previsioni, al contrario se il valore è < a 1, stiamo spendendo di più di quanto previsto e sarà opportuno attuare azioni correttive.

La formula da applicare per il calcolo di quest’indice è la seguente: CPI = BCWP/ACWP

SPI (Schedule Performance Index): l’indice rappresenta lo stato di avanzamento del lavoro. Se il valore è > di 1, siamo in anticipo rispetto al piano; con un valore = a 1 siamo in linea con il piano, al contrario con un valore < di 1 siamo in ritardo rispetto al piano e anche in questo caso sarà opportuno identificare azioni correttive immediate.

La formula da applicare per il calcolo di quest’indice è la seguente: SPI = BCWP/BCWS

SV (Schedule Variance): l’indice rappresenta l’anticipo nell’avanzamento del progetto o delle attività rispetto a quanto pianificato, in sintesi indica se si è linea, in anticipo o in ritardo rispetto alla schedulazione delle attività di progetto pianificate alla data di verifica. Se il valore è positivo, siamo in anticipo rispetto alle previsioni, se il valore è negativo, siamo in ritardo rispetto alle previsioni, in alternativa siamo allineati con quanto previsto.

La formula da applicare per il calcolo di quest’indice è la seguente: SV = BCWP – BCWS

CV (Cost Variance): l’indice rappresenta lo scostamento dei costi previsti per il lavoro realizzato alla data di verifica rispetto ai costi pianificati. Se il valore è positivo, i costi attuali sono inferiori a quanto pianificato, se il valore è negativo i costi attuali sono superiori a quanto preventivato, in alternativa siamo allineati con quanto previsto.

La formula da applicare per il calcolo di quest’indice è la seguente: CV = BCWP – ACWP

BAC (Budget at Completion): indica l’investimento totale dei costi del progetto eCommerce, definiti in fase di  pianificazione. Il BAC viene identificato con il cliente e il consulente/i durante la preventivazione iniziale. In sintesi rappresenta la valorizzazione totale dei costi di progetto e di tutte le sue attività collegate.

Ma non è tutto… per un controllo efficace del progetto occorrerà effettuare anche delle previsioni future sul suo andamento, non è sufficiente quindi solo analizzare lo stato attuale di avanzamento del progetto eCommerce e del budget speso alla data di verifica. La tecnica dell’Earned Value ci supporta anche sotto questo aspetto introducendo ulteriori indici previsionali:

ESV (Estimated Schedule Variance): l’indice rappresenta il ritardo o lo slittamento di consegna stimato  per il progetto eCommerce o le sue sotto attività alla data di analisi, rispetto alle deadline definite nella fase preventiva di pianificazione.

EAC (Estimated final Cost At Completion): l’indice rappresenta il costo finale previsto e atteso per il completamento del progetto eCommerce o per le sue sotto attività.

La formula è la seguente: EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / CPI

ETC (Estimated Cost to Complete): l’indice rappresenta il costo stimato del lavoro ancora necessario per completare il progetto eCommerce o le sue sotto attività.

Anche questo indice presenta una semplice formula per il suo calcolo: ETC = EAC – ACWP

ECV (Estimated Cost To Complete): l’indice rappresenta il costo stimato per il completamento del progetto e delle sue sotto attività, in sintesi evidenzia la richiesta di ulteriore budget da allocare e da richiedere al committente per il completamento dello stesso.

Anche per quest’indice la sua formula è molto semplice: ECV = EAC – BAC

Bene… spero vi sia tutto chiaro, ora concludiamo l’articolo con un esempio chiaro e semplice per farvi comprendere meglio la tecnica dell’Earned Value applicata all’eCommerce.

Sia che voi siate eCommerce Manager con un occhio di riguardo alle performance di tempi, costi e deadline, sia che siate Project manager per eCommerce incalliti e maniacali come il sottoscritto, che oltre alle classiche KPI, che solitamente sono indicatori di analisi degli eCommerce Manager puri, preferisce aggiungerne ulteriori KPI più specifici per mantenere un controllo totale a 360° sul progetto eCommerce e sulle sue sotto attività, la tecnica dell’Earned Value risponde prontamente alle seguenti domande:

Osservando la quantità di lavoro svolto finora in questo progetto, quanto denaro dovevamo spendere? Quanto ne abbiamo speso? A che punto siamo e quando finiremo? Finiremo in tempo per le deadline stabilite in fase di pianificazione? Devo attuare azioni correttive per riallineare il progetto?

ESEMPIO EARNED VALUE PROGETTO ECOMMERCE (ATTIVITA’ MARKETING AUTOMATION):

Sono un Project Manager allocato su un progetto eCommerce di prodotti food & grocery e devo implementare una strategia di Marketing Automation per fidelizzare al meglio il database utenti.

Il piano di lavoro è mostrato nel Gantt di seguito:

Gantt Marketing Automation

Definiamo che il lavoro d’integrazione software, pianificazione strategica e tutte le restanti operatività varie, come per esempio la definizione delle mappe mentali, dei workflow di automazione e delle attività di Marketing Automation come recupero carrello, pop up e message bar, avranno una durata prevista di 10 giorni e un costo di 100€/giorno.

Trascorsi 5 giorni dall’avvio delle attività, tu Project Manager eCommerce, desideri effettuare una verifica di avanzamento del lavoro applicando la tecnica dell’Earned Value, per discutere con il tuo direttore generale lo stato di avanzamento del progetto in termini di efficacia ed efficienza.

Convochi lo Specialist di Marketing Automation e insieme a lui verifichi lo stato di avanzamento del progetto, in termini di lavoro prodotto e costi sostenuti.

Dalle tue analisi trai le seguenti conclusioni:

  • Lavoro effettuato alla data odierna: 30%
  • Lo Specialist alla data di controllo per raggiungere il 30% del lavoro ha dovuto dedicare 5h in più rispetto a quelle previste, con un costo di 20€/h.

A questo punto con il nostro foglio di calcolo alla mano, siamo in grado di quantificare lo stato del progetto, calcolando i seguenti indici:

  • CV (Cost Variance)
  • SV (Scheduling Variance)
  • CPI (Cost Performance Index)

Earned_Value_eCommerce

(Fonte: A. Bressan – Formattivo.it – pmi.it)

Nella colonna “Verifica”, verranno inseriti i giorni totali per il completamento delle attività e per il raggiungimento del Milestone (100% setting Marketing Automation).

Alla data del 10 Marzo 2021 (dopo 5 giorni dall’inizio dei lavori), il controllo con lo Specialist identifica un 30% del lavoro fatto con 5h in più di straordinario, calcolate a 20€/h in più.

Di conseguenza nella colonna “Actual”, inseriremo la differenza, che in questo caso come nell’esempio è stata spalmata sui 5 giorni lavorati: 100€ previsti al giorno +20€ al giorno di straordinario = 120€/giorno.

Calcolando il 30% del lavoro effettuato, sul totale del 100% previsto nei 10 giorni per il completamento dell’attività di Marketing Automation (1.000€), alla data di verifica inseriremo all’interno della colonna “Earned” il seguente valore: 1.000€ x 30% = 300.

Le colonne restanti, che si completeranno in automatico a seguito dell’inserimento dei valori sopra elencati, ci mostreranno lo status attuale del progetto di Marketing Automation e le previsioni per il suo completamento.

BCWS: Valore previsto del Budget allocato al progetto di Marketing Automation alla data di verifica dopo 5 giorni di lavoro (100€ al giorno dello Specialist x 5 giorni = 500€).

ACWP: Costi realmente sostenuti per il progetto di Marketing Automation alla data di verifica (somma del lavoro ordinario dello Specialist 100€ al giorno + lavoro straordinario dello Specialist 20€/h = 600€).

BCWP: Valore effettivamente realizzato in € alla data di verifica con lo Specialist in relazione a quanto pianificato (totale pianificato del progetto di Marketing Automation 1.000€. Lavoro realmente realizzato alla data di verifica 30% = 300€).

CV: Scostamento tra il budget previsto per il completamento delle attività di Marketing Automation e il costo effettivamente sostenuto per le stesse attività alla data di verifica del 10 Marzo 2021 (costo previsto al 10 Marzo 2021 = 300€, meno il costo effettivamente sostenuto 600€ = -300)

SV: Rappresenta lo scostamento delle tempistiche di lavorazione, espresso in termini di budget, tra le attività effettivamente svolte per il progetto di Marketing Automation alla data di verifica e quanto pianificato per le attività svolte per lo stesso progetto alla data di controllo (il 10 Marzo è stato svolto il 30% del lavoro sui 1.000€ pianificati = 300€. Al 5° giorno avevamo previsto di spendere 500€. Lo scostamento è pari a -200€). Essendo il valore negativo si evince che il lavoro effettivamente realizzato, rispetto alla tabella di marcia è in ritardo (al 5° giorno si sarebbe dovuto completare il 50% del lavoro).

CPI: Fornisce il rapporto tra quanto è stato previsto di spendere per le attività svolte alla data di analisi e quanto è stato effettivamente speso. Se il valore è > a 1 si sta spendendo meno di quanto previsto, viceversa se il valore è < a 1 stiamo spendendo di più. Se il valore è pari a 1 siamo in linea con quanto previsto (300€ che è il costo che era stato previsto di spendere / 600€ il costo effettivamente sostenuto alla data di verifica = 0,50). 

SPI: Fornisce il rapporto tra la parte di budget già speso alla data di verifica rispetto a quella che avevamo previsto di spendere sempre alla stessa data (alla data di verifica è stato svolto il 30% del lavoro, cioè 300€ su una previsione di spesa di 500€ = 0,60). Essendo il valore < a 1 significa che non siamo in linea con quanto previsto e siamo in ritardo sulle lavorazioni.

Ora concentriamoci sulle previsioni. Come spiegato sopra, sappiamo benissimo che per un controllo a 360° di un progetto eCommerce e delle sue sotto attività bisognerà anche effettuare delle previsioni. La tecnica dell’Earned Value ci supporta anche in questo.

Prendiamo in considerazione l’esempio riportato sopra. Se al 5° giorno di esecuzione del progetto abbiamo speso 600€ anzichè 500€ come da previsione iniziale, è facile capire come, mantenendo questa tendenza, non sia possibile completare il lavoro con il Budget preventivato in fase di pianificazione (budget previsionale stimato per il completamento del progetto di Marketing Automation 1.000€).

Occorrerà dunque calcolare ora il nuovo budget necessario per il completamento del progetto e da richiedere al cliente o sponsor.

Il costo finale previsto per il progetto eCommerce prende il nome di EAC (Estimate At Completion). 

La formula da applicare per il calcolo è la seguente: EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / CPI

Secondo questo risultato, sulla base delle analisi effettuate alla data di verifica e se il progetto continuerà nelle stesse condizioni, al suo completamento il budget stanziato sarà di 2.000€, il costo totale quindi sarà superiore a quanto stimato inizialmente.

Ora, sottraendo dal budget finale atteso per il completamento del progetto (EAC), il costo effettivo ACWP, cioè il costo effettivamente sostenuto alla data di verifica, si ottiene la stima a finire denominata ETC (Estimate To Complete).

La formula da applicare per il calcolo è la seguente: ETC = EAC – ACWP

Il risultato che si ottiene evidenzia quanto dovremmo ancora stanziare per il completamento del progetto (1.400€).

Mentre sottraendo il valore di EAC, al budget totale inizialmente previsto (BAC) si ottiene il budget mancante per il completamento del progetto ECV (Estimated final Cost Variance).

La formula da applicare per il calcolo è la seguente: EAC – BAC

L’importo ottenuto è la differenza tra quanto previsto inizialmente, cioè 1.000€ e quanto effettivamente si andrà a spendere, cioè 2.000€. La differenza in più da stanziare sarà di 1.000€.

Dalle nostre analisi torna utile sapere anche quanto lavoro è stato svolto in termini % alla data di verifica, questo parametro viene calcolato in automatico e viene identificato sotto la voce “Avanzamento”.

Per spiegare al meglio come calcolare lo stato di Avanzamento in % dobbiamo fare un piccolo riepilogo dei costi previsti e sostenuti alla data di verifica.

Il 10 Marzo (data di verifica) si era previsto di spendere 300€ che avrebbe dovuto corrispondere al 30% dei lavori totali. Ma il lavoro ha richiesto un costo ulteriore di 20€/h. Questo ha determinato un incremento/aggiornamento del Budget totale (EAC = 2.000€). Quindi per determinare l’effettivo avanzamento dei lavori alla data di controllo si dovrà dividere il budget previsionale di 300€ per l’EAC di 2.000€. Otteniamo così un valore pari al 15%

La formula da applicare per il calcolo dell’avanzamento % è la seguente: (BCWP / EAC)*100

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