Ecommerce Project Manager: obiettivi e progettazione

Quali sono gli obiettivi dell’eCommerce Project Manager? Perché per la riuscita del progetto è importante una continua vigilanza attiva?

In questo particolare periodo storico, oscurato dall’ombra del Covid, moltissime aziende o aspiranti imprenditori vedono come unica ancora di salvezza la vendita online.

Ma la fretta e la disperazione giocano brutti scherzi e nell’eCommerce in particolare far perdere anche molti soldi. Motivo per cui noi di eCommerce Project riteniamo sia fondamentale mettervi a conoscenza che l’eCommerce può essere sicuramente un canale proficuo da approcciare, da implementare o da affiancare al modello di business già esistente, ma allo stesso tempo l’insieme delle attività da mettere in campo sono molteplici, molto complesse e coinvolgono più persone, motivo per cui è necessario essere affiancati da degli specialisti della pianificazione.

Il web è pieno di contenuti utili desiderosi di offrire le linee guida e le metodologie di approccio al mondo online, molti di questi articoli vanno oltre la semplice spiegazione, rivelandosi contenuti gratuiti di altissimo valore, ma allo stesso tempo la maggior parte di questi contenuti sono esclusivamente rivolti al puro marketing, alle strategie per eCommerce, sino alle tecnologie da adottare, di rado però ci si incappa in contenuti che si focalizzano sulle innumerevoli attività (task), necessarie per strutturare correttamente quanto appreso e per monitorare correttamente le attività in modo tale da raggiungere gli obiettivi di business prefissati.

Nasce così l’importanza di affidarsi ad un eCommerce Project Manager, una figura specialistica nelle tecniche di progettazione con competenze verticali nel commercio elettronico e in tutte quelle attività a sostegno e per la crescita e la scalabilità del business.

Il nostro intento non è quello di indicarti la strategia di marketing migliore piuttosto che la tecnologia più performante da adottare, anche perché per farlo bisognerebbe analizzare il contesto in cui si opera, ma quanto l’importanza di orientarsi verso l’eCommerce guidati da delle metodologie che permetteranno di ridurre i rischi, identificare i giusti tempi di lavorazione, il budget necessario e le risorse da allocare, affinchè si possa procedere all’avvio delle lavorazioni con una linea chiara e ben delineata.

Ma quali sono gli obiettivi principali dell’attività di Project Management e dell’eCommerce Project Manager allocato sul progetto?

Il Project Manager ha l’obiettivo di identificare le attività fondamentali da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi del progetto prefissati, rispettando i tre vincoli principali a cui bisogna attenersi con rigore e lucidità (TempoScopo e Costi).

Tutte queste attività devono essere guidate da un eCommerce Project Manager per può essere interno o esterno all’azienda.

Se l’eCommerce Project Manager fa parte delle risorse umane dell’impresa o rientra all’interno di un dipartimento specifico chiamato PMO (Project Management Office), rimane sempre un organo di staff specifico interno, se l’azienda non ha risorse umane interne da dedicare, ci si affida a consulenti esterni.

In entrambi i casi, il Project Manager è sempre e comunque una figura di carattere tecnico progettuale, conosce quindi le varie fasi e metodologie di Project Management e le associa alle sue competenze tecniche e verticali inerenti al mondo dell’eCommerce.

Qualsiasi sia l’attività da organizzare, sia nelle fasi avanzate del business (ottimizzazione) sia nelle fasi iniziali (startup), come per esempio sviluppare una piattaforma tecnologica per il lancio del progetto, integrare tool esterni o implementare una strategia di marketing, lo scopo dell’eCommerce Project Manager è quello di ordinare tutte le lavorazioni e programmarle rispettando i vincoli già citati sopra.

Ad esempio, implementare una strategia di Marketing Automation, consiste nell’individuare delle risorse da allocare a tutte le attività programmate, le tempistiche di consegna, i software da utilizzare sino ai costi che queste attività comporteranno all’azienda e che saranno da allocare a budget.

L’immagine sotto mostra una pianificazione, da noi strutturata tramite Gantt Chart, per l’attività di Marketing Automation per un nostro cliente.

Gantt progetto Ecommerce Management

Come si può notare, le macro attività sono circa quindici e comprendono al suo interno altre sotto attività (Subtask), per un totale di circa trenta task.

L’esempio mostrato è solo un micro progetto parte di un progetto più grande e cuba solo il 5% di tutte le attività restanti per lo sviluppo dell’eCommerce e per il raggiungimento dell’obiettivo finale, che in questo specifico caso è indirizzato alla fidelizzazione del cliente tramite strategie di automazioni profilate.

Capite quindi l’importanza di un coordinatore (Project Manager), che mantenga un controllo vigile e costante affinchè si limitino al minimo le possibilità di fallimento del progetto e delle attività intraprese e si eviti di andare in over budget.

L’eCommerce Project Manager è una figura di carattere tecnico progettuale e le sue competenze devono essere trasversali e altamente specializzate.

Il Project Manager segue delle metodologie che risultano essere standard per qualsiasi tipo di progetto e che contengono tecniche e concetti fondamentali e ricorrenti nella maggior parte degli approcci esistenti, quello che fa la differenza è la profonda conoscenza del settore e della progettazione eCommerce, così da permettere al consulente di adattare le conoscenze specifiche alle metodologie consolidate.

Uno dei framework principali su cui l’eCommerce Project Manager lavora, viene definito in gergo tecnico REQUISITI S.M.A.R.T. 

Il framework getta le basi per analizzare il progetto ancora prima di partire ed è fondamentale per capire quanto siano chiari e definiti gli obiettivi e le lavorazioni su una base temporale.

IL PROGETTO DEVE ESSERE:

– SPECIFICO (Specific): le attività messe in programmazione devono essere definite, specifiche e comprensibili agli stakeholder a cui vengono assegnate e al committente/sponsor.

– MISURABILE (Measurable): le attività devono essere supportate da strumenti di analisi che permettono al Project Manager di elaborare e presentare report mensili, trimestrali e annuali al committente/sponsor.

– ATTUABILE (Achievable): il progetto deve essere considerato da tutti gli stakeholder come attuabile.  Questo avviene consultandosi con tutte le risorse coinvolte nel progetto prima della fase di pianificazione e apportando accorgimenti e migliorie qualora fosse necessario.

– REALISTICO (Realistic): il progetto deve essere percepito da tutte le risorse coinvolte e più nello specifico dal Project Manager come molto importante per il committente. Questo criterio serve per consolidare l’unione di tutte le risorse coinvolte per tutta la durata del progetto.

– IN FUNZIONE DEL TEMPO (Time-Related): il progetto deve avere una data di chiusura, che molto spesso deve essere negoziata, in quanto le previsioni del committente non sono quasi mai allineate correttamente alla realtà.

Su quest’ultimo punto, l’imprenditore o lo Sponsor che sia, non potrà mai mettere vincoli di tempo e costi, gli stessi andranno sempre contrattati (anche se la realtà è molto spesso ben diversa). Non è quasi mai possibile avviare un progetto (piccolo o grande) con vincoli di tempo e costi predefiniti dal committente o Sponsor.

E’ una riflessione importante da fare per mettere a conoscenza l’imprenditore che non è mai una buona idea affiancarsi a un Ecommerce Project Manager che non fa un’attenta valutazione e analisi di questi criteri, solitamente i parametri in testa al committente o sponsor collimano con i parametri reali e si basano molto spesso su ipotesi senza fondamenta.

In definitiva, possiamo definire il Project Manager come colui che passa dal dire al fare, non importa quale sia lo status attuale in cui ci si trova, la figura organizza tutte le attività necessarie, le mette in ordine e le progetta in modo tale da portarle a termine rispettando vincoli importanti come obiettivi, tempi e budget che se non monitorati con continuità possono portare al fallimento dell’attività intrapresa.

Per concludere possiamo convalidare che la gestione di un progetto eCommerce di successo deve essere necessariamente delegata ad un eCommerce Project Manager che avrà il compito di prendere parte diretta alle attività che compongono il progetto nella sua interezza, concentrandosi sul coordinamento delle risorse e sul monitoraggio dei task con l’obiettivo di ridurre al minimo le probabilità di insuccesso.

“Il segreto del cambiamento è concentrare tutta la tua energia non nel combattere il vecchio, ma nel costruire il nuovo” (Socrate).

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